Pregled i zaprimanje ulaznih eRačuna

Ova uputa provest će vas kroz jednostavne korake zaprimanja pristiglih eRačuna u vašu Knjigu URA. Saznajte i kako Luceed ugrađenim kontrolama štiti ispravnost vaših podataka.

Uvod

Opcija Pregled i zaprimanje ulaznih eRačuna omogućuje vam automatski dohvat ulaznih eRačuna s Interconnecta i njihovo jednostavno zaprimanje u Knjigu URA.

Prije samog zaprimanja, Luceed provodi ugrađene kontrole i omogućuje vam da jasno vidite:

Koji su računi spremni za zaprimanje.
Koji zahtijevaju vašu pažnju.
Koji se ne mogu zaprimiti dok se ne isprave kritične greške.

Korištenje

Proces zaprimanja eRačuna podijeljen je u tri logična koraka: dohvat, kontrola i zaprimanje.

1. Dohvat računa s Interconnecta

Otvorite eRačuni > Pregled i zaprimanje ulaznih eRačuna.
Na dnu ekrana kliknite na gumb Dohvati eRačune.

Sustav će direktno s Interconnecta povući sve eRačune koji:

su u Interconnect statusu Fiskaliziran,
nisu već ranije preuzeti u Luceed.

Odbijeni računi | Ako na Interconnect portalu eRačun odbijete (promjenom statusa u gornjem desnom dijelu ekrana pregleda dokumenta), takvi se računi neće nuditi za zaprimanje u Luceedu.

Važno | DOSTUPNO USKORO Opcija odbijanja računa trenutačno još nije dostupna u Interconnectu, ali će biti omogućena uskoro.

2. Pregled i kontrola

Nakon dohvata, računi se prikazuju u tablici. Ovo je najvažniji korak u kojem provjeravate ispravnost podataka prije spremanja. Sustav za brzo informiranje koristi logiku semafora u stupcu Status:

^Ikona	^Značenje	^Akcija
🟢	^Ispravno	^{Račun je spreman za zaprimanje. Svi podaci su validni.}
🟠	^Upozorenje	^{Račun se}^može^{zaprimiti, ali postoji upozorenje (npr. novi partner ili zaključan PDV period). Provjerite detalje.}
🔴	^Greška	^{Račun se}^{ne može}^{odabrati niti zaprimiti dok se greška ne ukloni (npr. nepoznat partner, dupli partner ili neispravna godina).}

Kako riješiti greške i upozorenja? | Kliknite na redak s ikonom upozorenja ili greške. U panelu ispod glavne tablice (kartica Greške i upozorenja) ispisat će se točan razlog i uputa što trebate napraviti.

Pregled detalja računa | Ukoliko je prije odluke o zaprimanju potrebno provjeriti detalje dokumenta, klikom na ikonu u stupcu Interconnect, otvara se originalni dokument na portalu u novom prozoru preglednika.

Koje podatke vi možete odrediti prije zaprimanja? | Prije samog zaprimanja, možete prilagoditi sljedeće podatke ako automatika ne odgovara vašim potrebama:

Datum za PDV: Sustav ovdje automatski preuzima datum porezne obveze iz eRačuna (ili datum izdavanja ako datum porezne obveze nije sadržan u računu). Ako taj datum pada u zaključani PDV period, sustav vas upozorava i automatski postavlja prvi sljedeći slobodan datum. Ovaj datum možete ručno promijeniti, ali isključivo na datum koji nije u zaključanom periodu.
Knjiga URA: Sustav automatski postavlja odredišnu knjigu prema definiciji tipa eRačuna. Ako želite, ovdje možete ručno odabrati drugu knjigu s padajućeg izbornika.

3. Zaprimanje

Kada ste pregledali statuse, riješili greške i eventualno prilagodili podatke, slijedi završni korak:

U stupcu Odabir kvačicom označite račune koje želite zaprimiti.
- Napomena: Stavke s crvenim statusom nije moguće označiti.
Kliknite na gumb Snimi ulazne račune.
Potvrdite akciju na dijaloškom okviru.

Nakon što su računi zaprimljeni, više ih ne vidite na formi za zaprimanje, već u samoj Knjizi URA. Za pregled originalnog računa iz Knjige URA:

Otvorite željenu URA-u.
Odaberite karticu Dokumenti.
Dvoklikom na zapis otvara se izvorni eRačun na Interconnect portalu.

DOSTUPNO USKORO Ako ste prije uključenja automatizacije ulazne eRačune unosili ručno u Luceed, uskoro ćemo omogućiti opciju označavanja takvih računa kao već obrađenih, kako se ti računi više ne bi pojavljivali prilikom ponovnog učitavanja u Luceed. O svim novim funkcionalnostima i opcijama bit ćete pravovremeno obaviješteni putem našeg newslettera.

Više informacija

Za detaljan opis pravila po kojima sustav automatizira određene radnje, posjetite povezane članke:

Razvrstavanje eRačuna u knjige URA - Saznajte kako definirati u koju knjigu će se spremiti određeni tip računa.
eRačuni sa stavkama prijenosa porezne obveze (PPO) - Saznajte zašto i kako sustav razdvaja PPO račune na dvije zasebne URE.

Kako sustav prepoznaje dobavljača?

Kod učitavanja eRačuna, sustav automatski traži odgovarajućeg partnera u šifrarniku. Informacija o tome prema kojem ključu je partner prepoznat vidljiva je u stupcu Identifikator dobavljača.

Vrijednosti u stupcu mogu biti:

OIB: {oib} - Partner je prepoznat prema OIB-u.
OIB: {oib} PJ: {oznaka} - Partner je prepoznat prema kombinaciji OIB-a i identifikatora poslovne jedinice. Ovo se koristi za velike sustave gdje različite podružnice (npr. Čistoća, Vodoopskrba) imaju isti OIB, ali različite identifikatore PJ.
GLN: {gln} - Partner je prepoznat prema Globalnom lokacijskom broju.

Logika pretraživanja (GLN i OIB) Sustav primjenjuje sljedeća pravila pretraživanja:

Ako eRačun sadrži GLN broj, sustav prvo traži partnera s tim GLN-om.
Ako partner s tim GLN-om ne postoji (ili eRačun ne sadrži GLN), sustav automatski traži partnera prema OIB-u (i identifikatoru PJ ako je naveden).
Tek ako partner nije pronađen niti po GLN-u niti po OIB-u, sustav javlja grešku [TS-IC-URA-03] - Nepoznat partner.

Gdje upisati Identifikator PJ?
Matični podaci > Partneri > kartica Dodatni podaci > polje Identifikator poslovne jedinice. Više informacija pogledajte ovdje.

Popis grešaka i upozorenja

U nastavku se nalazi popis svih sistemskih poruka koje se mogu pojaviti u panelu Greške i upozorenja:

^Status	^{Poruka sustava (Kod i opis)}
🔴	^{[TS-IC-URA-01]}^{- Pronađeno je više partnera koji imaju isti OIB. Luceed ne može jednoznačno odabrati zapis. Rješenje: otvorite Šifrarnik partnera i spojite/obrišite duplikate.}
🔴	^{[TS-IC-URA-02]}^{- Pogrešna godina. Datum računa ne pripada aktivnoj poslovnoj godini aplikacije. Prijavite se u odgovarajuću godinu.}
🔴	^{[TS-IC-URA-03]}^{- Nepoznat partner. Partner ne postoji u šifrarniku. Potrebno ga je ručno otvoriti u šifrarniku partnera prije zaprimanja računa.}
🟠	^{[TS-IC-URA-04]}^{- Zaključano PDV razdoblje. Datum PDV-a nalazi se u zaključanom razdoblju, automatski je promijenjen na prvi sljedeći nezaključani dan.}
🟠	^{[TS-IC-URA-05]}^{- Potencijalni duplikat. U sustavu već postoji URA s istim dobavljačem, brojem izvornog računa i datumom. Provjerite postojeću URA-u. Ako se ne radi o duplikatu, možete nastaviti sa zaprimanjem.}
🔴	^{[TS-IC-URA-07]}^{- Neispravna konfiguracija. Isti tip eRačuna dodijeljen je na više različitih tipova knjiga URA. Korigirajte postavke tipova knjiga.}
🔴	^{[TS-IC-URA-08]}^{- Nepodržana verzija eRačuna. Dobavljač je poslao eRačun u formatu koji trenutačno nije moguće učitati. Obratite se Luceed podršci za dodatne informacije.}

Pitanja i odgovori

Hoće li sustav u budućnosti sam otvarati partnere?

Da. Iako je u trenutnoj verziji potrebno ručno otvoriti partnera ako ne postoji u bazi, implementacija automatskog kreiranja partnera iz podataka na eRačunu planirana je kao jedna od sljedećih nadogradnji sustava.

Zašto ne mogu označiti kućicu za odabir pored određenog računa?

Redak vjerojatno ima status Greška 🔴. Sustav blokira odabir kako bi spriječio ulazak neispravnih podataka u knjige. Kliknite na redak i provjerite opis greške u donjem panelu.

Mogu li ručno promijeniti Datum za PDV?

Da, ali samo ako je originalni datum u zaključanom periodu. Tada je polje aktivno i možete odabrati drugi datum (pod uvjetom da i on nije u zaključanom periodu). Ako je period otvoren, datum je fiksan radi usklađenosti s izvornim dokumentom.

Zašto su od jednog eRačuna nastale dvije URE?

Vjerojatno se radi o računu koji sadrži i oporezive stavke i stavke s prijenosom porezne obveze (PPO). Luceed takve račune automatski razdvaja radi ispravnog poreznog evidentiranja. Više pročitajte u sekciji Više informacija.

Učitavaju li se podaci o plaćanju ako je eRačun već plaćen?

Trenutno ne. U ovoj verziji sustav ne preuzima podatke o plaćanjima iz eRačuna, pa će kreirana URA biti otvorena (neplaćena) čak i ako je eRačun označen kao plaćen. Učitavanje podataka o plaćanju planirano je za buduće nadogradnje.