Pregled i zaprimanje ulaznih eRačuna

Ova uputa provest će vas kroz jednostavne korake zaprimanja pristiglih eRačuna u vašu Knjigu URA. Saznajte i kako Luceed ugrađenim kontrolama štiti ispravnost vaših podataka.

Uvod

Opcija Pregled i zaprimanje ulaznih eRačuna omogućuje vam automatski dohvat ulaznih eRačuna s Interconnecta i njihovo jednostavno zaprimanje u Knjigu URA.

Prije samog zaprimanja, Luceed provodi ugrađene kontrole i omogućuje vam da jasno vidite:

Koji su računi spremni za zaprimanje.
Koji zahtijevaju vašu pažnju.
Koji se ne mogu zaprimiti dok se ne isprave kritične greške.

Korištenje

Proces zaprimanja eRačuna podijeljen je u tri logična koraka: dohvat, kontrola i zaprimanje.

1. Dohvat računa s Interconnecta

Otvorite eRačuni > Pregled i zaprimanje ulaznih eRačuna.
Na dnu ekrana kliknite na gumb Dohvati eRačune.

Sustav će direktno s Interconnecta povući sve eRačune koji:

su u Interconnect statusu Fiskaliziran,
nisu već ranije preuzeti u Luceed.

Napomena o odbijenim računima | Ako ste određeni eRačun odbili na Interconnect portalu, sustav ga uopće neće ponuditi na ovoj formi.

2. Pregled i kontrola

Nakon dohvata, računi se prikazuju u tablici. Ovo je najvažniji korak u kojem provjeravate ispravnost podataka prije spremanja. Sustav za brzo informiranje koristi logiku semafora u stupcu Status:

^Ikona	^Značenje	^Akcija
🟢	^Ispravno	^{Račun je spreman za zaprimanje. Svi podaci su validni.}
🟠	^Upozorenje	^{Račun se}^može^{zaprimiti, ali postoji upozorenje (npr. novi partner ili zaključan PDV period). Provjerite detalje.}
🔴	^Greška	^{Račun se}^{ne može}^{odabrati niti zaprimiti dok se greška ne ukloni (npr. nepoznat partner, dupli partner ili neispravna godina).}

Kako riješiti greške i upozorenja? | Kliknite na redak s ikonom upozorenja ili greške. U panelu ispod glavne tablice (kartica Greške i upozorenja) ispisat će se točan razlog i uputa što trebate napraviti.

Popis grešaka i upozorenja

U nastavku se nalazi popis svih sistemskih poruka koje se mogu pojaviti u panelu Greške i upozorenja:

^Status	^{Poruka sustava (Kod i opis)}
🔴	^{[TS-IC-URA-01]}^{- Pronađeno je više partnera koji imaju isti OIB. Luceed ne može jednoznačno odabrati zapis. Rješenje: otvorite Šifrarnik partnera i spojite/obrišite duplikate.}
🔴	^{[TS-IC-URA-02]}^{- Pogrešna godina. Datum računa ne pripada aktivnoj poslovnoj godini aplikacije. Prijavite se u odgovarajuću godinu.}
🔴	^{[TS-IC-URA-03]}^{- Nepoznat partner. Partner ne postoji u šifrarniku. Potrebno ga je ručno otvoriti u šifrarniku partnera prije zaprimanja računa.}
🟠	^{[TS-IC-URA-04]}^{- Zaključano PDV razdoblje. Datum PDV-a nalazi se u zaključanom razdoblju, automatski je promijenjen na prvi sljedeći nezaključani dan.}
🟠	^{[TS-IC-URA-05]}^{- Potencijalni duplikat. U sustavu već postoji URA s istim dobavljačem, brojem izvornog računa i datumom. Provjerite postojeću URA-u. Ako se ne radi o duplikatu, možete nastaviti sa zaprimanjem.}
🔴	^{[TS-IC-URA-07]}^{- Neispravna konfiguracija. Isti tip eRačuna dodijeljen je na više različitih tipova knjiga URA. Korigirajte postavke tipova knjiga.}
🔴	^{[TS-IC-URA-08]}^{- Nepodržana verzija eRačuna. Dobavljač je poslao eRačun u formatu koji trenutačno nije moguće učitati. Obratite se Luceed podršci za dodatne informacije.}

Pregled detalja računa | Ukoliko je prije odluke o zaprimanju potrebno provjeriti detalje dokumenta, klikom na ikonu u stupcu Interconnect, otvara se originalni dokument na portalu u novom prozoru preglednika.

Koje podatke vi možete odrediti prije zaprimanja? | Prije samog zaprimanja, možete prilagoditi sljedeće podatke ako automatika ne odgovara vašim potrebama:

Datum za PDV: Sustav automatski određuje ovaj datum. Sustav postavlja datum na temelju podataka iz samog zaprimljenog eRačuna (uzima se prvi dostupan: Datum porezne obveze, Stvarni datum isporuke, Datum izdavanja računa).

Pravilo za zaključane periode (vrijedi za obje vrste računa): Ako automatski dodijeljen datum pada u zaključani PDV period, sustav vas upozorava i automatski postavlja prvi sljedeći slobodan datum. Datum za PDV možete i ručno promijeniti, ali isključivo na dan koji nije u zaključanom PDV periodu.

Knjiga URA: Sustav automatski postavlja odredišnu knjigu prema definiciji tipa eRačuna na tipu knjige URA. Ako želite, ovdje možete ručno odabrati drugu knjigu s padajućeg izbornika.

3. Zaprimanje

Kada ste pregledali statuse, riješili greške i eventualno prilagodili podatke, slijedi završni korak:

U stupcu Odabir kvačicom označite račune koje želite zaprimiti.
- Napomena: Stavke s crvenim statusom nije moguće označiti.
Kliknite na gumb Snimi ulazne račune.
Potvrdite akciju na dijaloškom okviru.

Nakon što su računi zaprimljeni, više ih ne vidite na formi za zaprimanje, već u samoj Knjizi URA. Za pregled originalnog računa iz Knjige URA:

Otvorite željenu URA-u.
Odaberite karticu Dokumenti.
Dvoklikom na zapis otvara se izvorni eRačun na Interconnect portalu.

Više informacija

Za detaljan opis pravila po kojima sustav automatizira određene radnje, posjetite povezane članke:

Razvrstavanje eRačuna u knjige URA - Saznajte kako definirati u koju knjigu će se spremiti određeni tip računa.
eRačuni sa stavkama prijenosa porezne obveze (PPO) - Saznajte zašto i kako sustav razdvaja PPO račune na dvije zasebne URE.

Pitanja i odgovori

Zašto ne mogu označiti kućicu za odabir pored određenog računa?

Redak vjerojatno ima status Greška 🔴. Sustav blokira odabir kako bi spriječio ulazak neispravnih podataka u knjige. Kliknite na redak i provjerite opis greške u donjem panelu.

Zašto mi sustav nudi eRačune koje sam već ranije ručno proknjižio?

Ako ste prije uključenja automatizacije ulazne eRačune unosili ručno u Luceed, oni će se prilikom dohvata ponovno prikazati jer sustav nema poveznicu s vašim ručnim unosom. Uskoro ćemo omogućiti opciju označavanja takvih računa kao već obrađenih kako se više ne bi pojavljivali na formi. O ovoj nadogradnji bit ćete pravovremeno obaviješteni putem našeg newslettera.

Kako sustav prepoznaje dobavljača s eRačuna?

Kod učitavanja eRačuna, sustav automatski traži odgovarajućeg partnera u šifrarniku. Informacija o tome prema kojem ključu je partner prepoznat vidljiva je u stupcu Identifikator dobavljača.

Vrijednosti u stupcu mogu biti:

OIB: {oib} - Partner je prepoznat prema OIB-u.
OIB: {oib} PJ: {oznaka} - Partner je prepoznat prema kombinaciji OIB-a i identifikatora poslovne jedinice. Ovo se koristi za velike sustave gdje različite podružnice (npr. Čistoća, Vodoopskrba) imaju isti OIB, ali različite identifikatore PJ.
GLN: {gln} - Partner je prepoznat prema Globalnom lokacijskom broju.

Logika pretraživanja (GLN i OIB) Sustav primjenjuje sljedeća pravila pretraživanja:

Ako eRačun sadrži GLN broj, sustav prvo traži partnera s tim GLN-om.
Ako partner s tim GLN-om ne postoji (ili eRačun ne sadrži GLN), sustav automatski traži partnera prema OIB-u (i identifikatoru PJ ako je naveden).
Tek ako partner nije pronađen niti po GLN-u niti po OIB-u, sustav javlja grešku [TS-IC-URA-03] - Nepoznat partner.

Gdje upisati Identifikator PJ?
Matični podaci > Partneri > kartica Dodatni podaci > polje Identifikator poslovne jedinice. Više informacija pogledajte ovdje.

Hoće li sustav u budućnosti sam otvarati partnere?

Razmatramo ovu opciju za buduće nadogradnje. U trenutnoj verziji potrebno je ručno otvoriti partnera ako ne postoji u bazi, no implementaciju automatskog kreiranja partnera iz podataka na eRačunu imamo u vidu za daljnji razvoj sustava, o čemu ćete biti pravovremeno obaviješteni.

Mogu li ručno promijeniti Datum za PDV?

Da, ali samo ako je originalni datum u zaključanom periodu. Tada je polje aktivno i možete odabrati drugi datum (pod uvjetom da i on nije u zaključanom periodu). Ako je period otvoren, datum je fiksan radi usklađenosti s izvornim dokumentom.

Zašto su od jednog eRačuna nastale dvije URE?

Vjerojatno se radi o računu koji sadrži i oporezive stavke i stavke s prijenosom porezne obveze (PPO). Luceed takve račune automatski razdvaja radi ispravnog poreznog evidentiranja. Više pročitajte u sekciji Više informacija.

Učitavaju li se podaci o plaćanju ako je eRačun već plaćen?

Trenutno ne. U ovoj verziji sustav ne preuzima podatke o plaćanjima iz eRačuna, pa će kreirana URA biti otvorena (neplaćena) čak i ako je eRačun označen kao plaćen. Učitavanje podataka o plaćanju planirano je za buduće nadogradnje.