Izvor podataka: Knjiga IRA + IOS
Kome je namijenjen ovaj način rada?
Ova postavka namijenjena je prvenstveno knjigovodstvenim servisima koji za svoje klijente ne izdaju izlazne račune u Luceedu, već rade njihov direktni (ručni) unos u Knjigu IRA. Istovremeno, za klijente vode analitiku kupaca (salda-konta / IOS) i kroz knjiženja izvoda ili kompenzacija bilježe naplate po tim računima.
Kako Luceed u ovom slučaju računa i povlači podatke?
Budući da izvorni eRačun fizički ne postoji u Luceedu, sustav primjenjuje "hibridni" model dohvata kako bi prikupio sve potrebne elemente za eIzvještavanje:
1. Podaci o samom računu (Knjiga IRA)
Podatke kao što su broj računa i datum računa sustav čita isključivo s dokumenta iz Knjige IRA.
Važno: Kako bi izvještaj bio ispravan, prilikom ručnog unosa u Knjigu IRA obavezno je točno upisati identifikator računa (u polje Račun) koji je kao takav poslan u XML-u eRačuna. Najčešće je to fiskalni broj, no neki sustavi šalju i drugačiji identifikator. Važno je da se taj podatak točno podudara s identifikatorom poslanim u eRačunu.
Svaki račun u Knjizi IRA mora imati popunjen datum izdavanja (Izdan), jer se taj podatak koristi za uključivanje dokumenata u eIzvještavanje. Ako datum nije unesen, takvi računi neće biti uključeni u eIzvještavanje.
2. Plaćeni predujmovi (P)
Podatke o eventualnom iznos plaćenog predujma Luceed čita direktno iz unesenih plaćanja na stavci u Knjizi IRA. Ukoliko po računu postoji plaćeni predujam, obavezno je na IRA-i ručno upisati plaćanje s oznakom P - Plaćanje po računu predujma.
3. Plaćanja preko transakcijskog računa (T) i kompenzacije (O)
Naplate koje se odnose na virmane (izvode) i kompenzacije, Luceed čita iz vašeg IOS-a, primjenjujući ista pravila kao i kod načina rada s izvorom podataka IOS. Sustav će automatski prepoznati uplate koje su zatvorene na vašem kontu potraživanja od kupaca. Ova plaćanja ne unosite u evidenciju plaćanja na stavci Knjige IRA kako ne bi došlo do dvostrukog prikazivanja naplate.
4. Gotovinska i kartična plaćanja mimo IOS-a
U praksi se gotovinske i kartične naplate često ne vode preko analitike kupca (salda-konta), već se knjiže direktno na konto blagajne ili potraživanja od kartičara. Kako bi se i ovi iznosi uspješno prijavili, Luceed će ih pročitati direktno iz unesenih plaćanja na samoj stavci u Knjizi IRA.
Primjer iz prakse: Ako ste na stavci u Knjizi IRA ručno evidentirali djelomično plaćanje gotovinom, a preostali iznos računa zatvorili virmanom kroz IOS, Luceed će u eIzvještavanju o naplati automatski prepoznati oba izvora, i ispravno prijaviti ukupnu naplatu.
Preduvjeti za ispravan rad
U Postavke eRačuna, pod Izvor podataka, obavezno mora biti odabrana opcija Knjiga IRA + IOS.
U sistemskim postavkama (postavka: Konto kupca počinje sa) mora biti ispravno definiran početni broj vašeg konta potraživanja. Ovo je bitno samo za korisnike sa specifičnim kontnim planovima koji potraživanja od kupaca ne vode na standardnoj skupini 12 (npr. neprofitne organizacije i sl.).