Pregled i zaprimanje ulaznih eRačuna

Link na uputu (javni)	https://docs.tomsoft.hr/luceed/pregled-i-zaprimanje-ulaznih-eracuna
Gdje se koristi (putanja)	eRačuni > Pregled i zaprimanje eRačuna
Anchor tekst	Upute za korištenje
Luceed Help - URL segment	`pregled-i-zaprimanje-ulaznih-eracuna`
Napomena	Ne mijenjati URL. Ova stranica koristi se kao poveznica unutar Luceed opcija i u Luceed Help-u.

Ova uputa provest će vas kroz jednostavne korake zaprimanja pristiglih eRačuna u vašu Knjigu URA. Saznajte i kako Luceed ugrađenim kontrolama štiti ispravnost vaših podataka.

Uvod

Opcija Pregled i zaprimanje ulaznih eRačuna omogućuje vam automatski dohvat ulaznih eRačuna s Interconnecta i njihovo jednostavno zaprimanje u Knjigu URA.

Prije samog zaprimanja, Luceed provodi ugrađene kontrole i omogućuje vam da jasno vidite:

Koji su računi spremni za zaprimanje.
Koji zahtijevaju vašu pažnju.
Koji se ne mogu zaprimiti dok se ne isprave kritične greške.

74c1d8df-5b27-41b6-a681-25e28bca281e — Koraci procesa zaprimanja eRačuna u Knjigu URA

Korištenje

Proces zaprimanja eRačuna podijeljen je u tri logična koraka: dohvat, kontrola i zaprimanje.

1. Dohvat računa s Interconnecta

Otvorite eRačuni > Pregled i zaprimanje ulaznih eRačuna.
Na dnu ekrana kliknite na gumb Dohvati eRačune.

Sustav će direktno s Interconnecta povući sve eRačune koji:

su u Interconnect statusu Fiskaliziran,
nisu već ranije preuzeti u Luceed.

Napomena o odbijenim računima: eRačuni koje ste odbili na Interconnect portalu neće se prikazati na ovoj formi.

2. Pregled i kontrola

Nakon dohvata, računi se prikazuju u tablici. Ovo je najvažniji korak u kojem provjeravate ispravnost podataka prije spremanja. Sustav za brzo informiranje koristi logiku semafora u stupcu Status:

^Ikona	^Značenje	^Akcija
🟢	^Ispravno	^{Račun je spreman za zaprimanje. Svi podaci su validni.}
🟠	^Upozorenje	^{Račun se}^može^{zaprimiti, ali postoji upozorenje (npr. zaključan PDV period). Provjerite detalje.}
🔴	^Greška	^{Račun se}^{ne može}^{odabrati niti zaprimiti dok se greška ne ukloni (npr. nepoznat partner, dupli partner ili neispravna godina).}

Kako riješiti greške i upozorenja? | Kliknite na redak s ikonom upozorenja ili greške. U panelu ispod glavne tablice (kartica Greške i upozorenja) ispisat će se točan razlog i uputa što trebate napraviti.

Popis grešaka i upozorenja

U nastavku se nalazi popis svih sistemskih poruka koje se mogu pojaviti u panelu Greške i upozorenja:

^Status	^{Poruka sustava (Kod i opis)}
🔴	^{[TS-IC-URA-01]}^{- Pronađeno je više partnera koji imaju isti OIB. Luceed ne može jednoznačno odabrati zapis. Rješenje: otvorite Šifrarnik partnera i spojite/obrišite duplikate.}
🔴	^{[TS-IC-URA-02]}^{- Pogrešna godina. Datum računa ne pripada aktivnoj poslovnoj godini aplikacije. Prijavite se u odgovarajuću godinu.}
🔴	^{[TS-IC-URA-03]}^{- Nepoznat partner. Partner ne postoji u šifrarniku. Potrebno ga je ručno otvoriti u šifrarniku partnera prije zaprimanja računa.}
🟠	^{[TS-IC-URA-04]}^{- Zaključano PDV razdoblje. Datum PDV-a nalazi se u zaključanom razdoblju, automatski je promijenjen na prvi sljedeći nezaključani dan.}
🟠	^{[TS-IC-URA-05]}^{- Potencijalni duplikat. U sustavu već postoji URA s istim dobavljačem, brojem izvornog računa i datumom. Provjerite postojeću URA-u. Ako se ne radi o duplikatu, možete nastaviti sa zaprimanjem.}
🔴	^{[TS-IC-URA-07]}^{- Neispravna konfiguracija. Isti tip eRačuna dodijeljen je na više različitih tipova knjiga URA. Korigirajte postavke tipova knjiga.}
🔴	^{[TS-IC-URA-08]}^{- Nepodržana verzija eRačuna. Dobavljač je poslao eRačun u formatu koji trenutačno nije moguće učitati. Obratite se Luceed podršci za dodatne informacije.}

Pregled detalja računa | Ukoliko je prije odluke o zaprimanju potrebno provjeriti detalje dokumenta, klikom na ikonu u stupcu Interconnect, otvara se originalni dokument na portalu u novom prozoru preglednika.

Koje podatke vi možete odrediti prije zaprimanja? | Prije samog zaprimanja, možete prilagoditi sljedeće podatke ako automatika ne odgovara vašim potrebama:

Datum za PDV: Sustav automatski određuje ovaj datum. Sustav postavlja datum na temelju podataka iz samog zaprimljenog eRačuna (uzima se prvi dostupan: Datum porezne obveze, Stvarni datum isporuke, Datum izdavanja računa).

Pravilo za zaključane periode (vrijedi za obje vrste računa): Ako automatski dodijeljen datum pada u zaključani PDV period, sustav vas upozorava i automatski postavlja prvi sljedeći slobodan datum. Datum za PDV možete i ručno promijeniti, ali isključivo na dan koji nije u zaključanom PDV periodu.

Knjiga URA: Sustav automatski postavlja odredišnu knjigu prema definiciji tipa eRačuna na tipu knjige URA. Ako želite, ovdje možete ručno odabrati drugu knjigu s padajućeg izbornika.

3. Zaprimanje

Kada ste pregledali statuse, riješili greške i eventualno prilagodili podatke, slijedi završni korak:

U stupcu Odabir kvačicom označite račune koje želite zaprimiti.
- Napomena: Stavke s crvenim statusom nije moguće označiti.
Kliknite na gumb Snimi ulazne račune.
Potvrdite akciju na dijaloškom okviru.

Nakon što su računi zaprimljeni, više ih ne vidite na formi za zaprimanje, već u samoj Knjizi URA. Za pregled originalnog računa iz Knjige URA:

Otvorite željenu URA-u.
Odaberite karticu Dokumenti.
Dvoklikom na zapis otvara se izvorni eRačun na Interconnect portalu.

Uklanjanje nepotrebnih računa s liste

Pri svakom dohvatu na formi se mogu pojaviti računi koje nije potrebno zaprimati – računi koji su već ručno evidentirani u Knjizi URA, ili duplikati nastali višestrukim slanjem istog dokumenta od strane dobavljača.

Takvi računi označeni su narančastim upozorenjem [TS-IC-URA-05] i zahtijevaju svjestan pregled pri svakom dohvatu.

Označavanje ručno evidentiranih računa

Ako ste određene eRačune već ranije ručno unijeli u Knjigu URA (prije uključivanja automatizacije), sustav ih ne može automatski prepoznati i prikazat će ih na listi za preuzimanje. Kako biste spriječili dvostruko učitavanje, možete ih označiti kao ručno evidentirane. Nakon označavanja, ti računi više neće biti prikazani na listi za preuzimanje.

Napomena o organizaciji forme: Forma sada koristi dvije kartice: Učitavanje (standardna lista) i Ručno evidentirani (pregled označenih računa).

Kako označiti račune kao ručno evidentirane?

Na kartici Učitavanje, u stupcu Odabir označite kvačicom račune koje ste već ručno unijeli.
U izborniku Alati odaberite Označi kao ručno evidentiran.
Potvrdite akciju na dijaloškom okviru.

Označeni računi nestaju s kartice Učitavanje i postaju vidljivi na kartici Ručno evidentirani.

Kako vratiti račun natrag u listu za preuzimanje?

Ako ste račun pogrešno označili, možete ga vratiti:

Prebacite se na karticu Ručno evidentirani.
U stupcu Odabir označite račune koje želite vratiti.
Kliknite na gumb Vrati u listu za preuzimanje.
Potvrdite akciju na dijaloškom okviru.

Vraćeni računi ponovo će se prikazati na kartici Učitavanje pri sljedećem dohvatu.

Označavanje duplikata (Interconnect) uskoro dostupno

Više informacija

Za detaljan opis pravila po kojima sustav automatizira određene radnje, posjetite povezane članke:

Razvrstavanje eRačuna u knjige URA - Saznajte kako definirati u koju knjigu će se spremiti određeni tip računa.
eRačuni sa stavkama prijenosa porezne obveze (PPO) - Saznajte zašto i kako sustav razdvaja PPO račune na dvije zasebne URE.

Pitanja i odgovori

Zašto ne mogu označiti kućicu za odabir pored određenog računa?

Redak vjerojatno ima status Greška 🔴. Sustav blokira odabir kako bi spriječio ulazak neispravnih podataka u knjige. Kliknite na redak i provjerite opis greške u donjem panelu.

Zašto mi sustav nudi eRačune koje sam već ranije ručno proknjižio?

Ako ste ulazne eRačune unosili ručno u Luceed prije uključenja automatizacije, sustav ih ne može automatski prepoznati kao već obrađene. Rješenje je opisano u sekciji Označavanje ručno evidentiranih računa – jednom označeni, ti računi više se neće pojavljivati na listi za preuzimanje.

Kako sustav prepoznaje dobavljača s eRačuna?

Kod učitavanja eRačuna, sustav automatski traži odgovarajućeg partnera u šifrarniku. Informacija o tome prema kojem ključu je partner prepoznat vidljiva je u stupcu Identifikator dobavljača.

Vrijednosti u stupcu mogu biti:

OIB: {oib} - Partner je prepoznat prema OIB-u.
OIB: {oib} PJ: {oznaka} - Partner je prepoznat prema kombinaciji OIB-a i identifikatora poslovne jedinice. Ovo se koristi za velike sustave gdje različite podružnice (npr. Čistoća, Vodoopskrba) imaju isti OIB, ali različite identifikatore PJ.
GLN: {gln} - Partner je prepoznat prema Globalnom lokacijskom broju.

Logika pretraživanja (GLN i OIB) Sustav primjenjuje sljedeća pravila pretraživanja:

Ako eRačun sadrži GLN broj, sustav prvo traži partnera s tim GLN-om.
Ako partner s tim GLN-om ne postoji (ili eRačun ne sadrži GLN), sustav automatski traži partnera prema OIB-u (i identifikatoru PJ ako je naveden).
Tek ako partner nije pronađen niti po GLN-u niti po OIB-u, sustav javlja grešku [TS-IC-URA-03] - Nepoznat partner.

Gdje upisati Identifikator PJ?
Matični podaci > Partneri > kartica Dodatni podaci > polje Identifikator poslovne jedinice. Više informacija pogledajte ovdje.

Hoće li sustav u budućnosti sam otvarati partnere?

Razmatramo ovu opciju za buduće nadogradnje. U trenutnoj verziji potrebno je ručno otvoriti partnera ako ne postoji u bazi, no implementaciju automatskog kreiranja partnera iz podataka na eRačunu imamo u vidu za daljnji razvoj sustava, o čemu ćete biti pravovremeno obaviješteni.

Mogu li ručno promijeniti Datum za PDV?

Da, ali samo ako je originalni datum u zaključanom periodu. Tada je polje aktivno i možete odabrati drugi datum (pod uvjetom da i on nije u zaključanom periodu). Ako je period otvoren, datum je fiksan radi usklađenosti s izvornim dokumentom.

Zašto su od jednog eRačuna nastale dvije URE?

Vjerojatno se radi o računu koji sadrži i oporezive stavke i stavke s prijenosom porezne obveze (PPO). Luceed takve račune automatski razdvaja radi ispravnog poreznog evidentiranja. Više pročitajte u sekciji Više informacija.

Učitavaju li se podaci o plaćanju ako je eRačun već plaćen?

Trenutno ne. U ovoj verziji sustav ne preuzima podatke o plaćanjima iz eRačuna, pa će kreirana URA biti otvorena (neplaćena) čak i ako je eRačun označen kao plaćen. Učitavanje podataka o plaćanju planirano je za buduće nadogradnje.

Zašto se isti račun pojavljuje više puta / vidim narančasto upozorenje o duplikatu?

Poruka [TS-IC-URA-05] javlja se kada u sustavu već postoji URA s istim dobavljačem, brojem i datumom. Najčešći uzroci su:

dobavljač je isti dokument poslao više puta elektroničkim putem
informacijski posrednik je isti dokument proslijedio više puta zbog načina na koji procesira pristigle dokumente

Ako ste sigurni da se radi o duplikatu (ne o legitimnom novom računu), možete ga trajno ukloniti s liste promjenom statusa na Interconnectu. Detaljan postupak opisan je u sekciji Označavanje duplikata (Interconnect).