Statusi prodajnih ugovora
Šifrarnik Matični podaci > Ostalo > Statusi prodajnih ugovora služi za definiranje statusa veleprodajnog dokumenta Ugovor. Osim samih statusa, šifrarnik omogućuje definiranje određenih svojstava statusa, njihova toka, prava dodjele statusa dokumentu po grupama radnika, kao i definiranje predloška za slanja e-mail poruka prilikom promjene statusa dokumenta.
Zašto koristiti statuse prodajnih ugovora?
Statusi dokumenta Ugovor odnose se na različite faze kroz koje dokument prolazi od njegova stvaranja do konačne realizacije ili zaključenja. Ovaj proces obuhvaća promjene u statusu dokumenta, kao što su npr. kreiranje, pregled, odobrenje, izmjene ili potpisivanje. Praćenje toka statusa pomaže organizacijama da efikasnije upravljaju dokumentima, osiguravajući transparentnost, praćenje promjena i olakšavajući suradnju između različitih sudionika u procesu. Na taj način, tok statusa dokumenta olakšava praćenje napretka i smanjuje rizik od propusta ili nesporazuma tijekom životnog ciklusa ugovora.
Što napraviti prije korištenja statusa prodajnih ugovora?
Prije svega, potrebno je identificirati skup statusa koji su potrebni, te osmisliti njihov tok. Skup statusa i njihov tok treba biti prilagođen specifičnostima vaše organizacije i vrsti ugovora s kojima radite, odnosno usklađen s vašim poslovnim potrebama. Ukoliko želite dodatno osigurati proces, definirajte uloge i odgovornosti po statusima, kako bi ste prema njima podesili prava dodjele određenog statusa dokumentu za sudionike procesa (grupe radnika).
Preduvjeti
Kako bi za veleprodajni dokument Ugovor bilo moguće koristiti statuse, potrebno je zadovoljiti sljedeće preduvjete.
U šifrarniku Matični podaci > Ostalo > Veleprodajni dokumenti mora postojati definiran dokument za unos ugovora. Dokument mora imati šifru UG, dok naziv može biti proizvoljan. Napominjemo da nije podržano kreiranje više tipova ugovora.
U šifrarniku Matični podaci > Ostalo > Statusi prodajnih ugovora kreirati i definirati željene statuse i njihov tok.
U Administracija > Postavke, pod grupom postavki Veleprodaja, u postavci Početni status prodajnog ugovora odabrati željeni početni status za dokument Ugovor (status koji se dokumentu automatski dodjeljuje prilikom kreiranja dokumenta).
Postavljanje
Postavljanje korištenja statusa prodajnih ugovora
Kreiranje željenih statusa dokumenta Ugovor provodi se u šifrarniku Matični podaci > Ostalo > Statusi prodajnih ugovora. Obvezno je potrebno definirati svojstva statusa i podesiti tok (flow) statusa.
Svojstva statusa
Svojstva statusa određuju osnovne funkcionalnosti statusa koje utječu na sam dokument Ugovor.
Svojstvo | Opis |
|---|---|
Aktivan | Omogućuje deaktiviranje statusa koji se prestaju koristiti, a ranije su korišteni na dokumentima. |
Izmjena | Definira mogućnost izmjene dokumenta dok se nalazi i konkretnom statusu. |
Otvoren | Definira smatra li se dokument u konkretnom statusu otvorenim što omogućuje izdvajanje otvorenih dokumenata u pregledu (dokumenata koji procesno nisu zaključeni). |
Storno | Koristi se za statuse koji iz nekog razloga označavaju dokument poništenim ili otkazanim. |
Tok statusa
Tok statusa podešava se na svakom od pojedinih statusa na način da se kroz izmjenu statusa, na kartici Flow, dodaju statusi u koje konkretni status može prijeći.
Prava
Na kartici Prava moguće je dodati grupe radnika za koje se dozvoljava postavljanje dokumenta u konkretni status. Ukoliko na kartici Prava nema dodanih grupa radnika, sve grupe radnika (koje imaju pristup dokumentu) mogu postaviti dokument u konkretni status.
Korištenje
Nakon kreiranja i definiranja statusa prodajnih ugovora, te odabira početnog statusa u postavkama, spremni ste za korištenje statusa na dokumentu Ugovor.
Napominjemo da dokumenti koji su kreirani prije kreiranja statusa i unosa postavke za početni status dokumenta neće automatski dobiti početni status.
Promjene statusa dokumenta provode se standardnim Luceed akcijama na opcijama Veleprodaja > Ugovori > Pregled ugovora, te Veleprodaja > Nalozi prodaje > Sales Control Center.