Email predlošci dokumenata | Documentation Hub

Luceed Help - URL segment	`email-predlosci-dokumenata`
Napomena	Ne mijenjati URL. Koristi se u Help-u
Link na uputu (javni)	https://docs.tomsoft.hr/luceed/email-predlosci-dokumenata

Opcija Email predlošci dokumenata omogućuje automatizaciju slanja dokumenata e-mailom izravno iz Luceeda. Povezivanjem dokumenata s unaprijed definiranim e-mail predlošcima, sustav samostalno popunjava primatelje, naslov i sadržaj poruke. Glavni benefiti korištenja su standardizacija komunikacije prema kupcima, eliminacija ručnog unosa podataka i značajno ubrzanje procesa slanja dokumentacije.

Uvod

Prilikom slanja PDF dokumenata iz pregleda ispisa, Luceed može automatski učitati odgovarajući e-mail predložak. Sustav prepoznaje koji predložak treba primijeniti na temelju vrste dokumenta i dodatnih parametara (poput statusa, skladišta ili poslovne jedinice).

Na taj način korisnik dobiva pripremljen e-mail spreman za slanje bez potrebe za ručnim definiranjem sadržaja poruke. S druge strane, primatelj dobiva profesionalnu, jasnu i ujednačenu komunikaciju, što podiže razinu usluge i osigurava da su sve ključne informacije (poput broja dokumenta, datuma ili uputa) uvijek točno prenesene.

Preduvjeti za korištenje

Za korištenje ove opcije potrebno je prethodno kreirati osnovne e-mail predloške u sustavu.

abccd48f-dbe7-4725-bca5-a22d47ec9447 — Benefiti automatskog učitavanja e-mail predložaka

Postavljanje pravila

Pravila se definiraju kroz podizbornik na lokaciji:

Matični podaci > Ostalo > Email predlošci dokumenata

Ovdje ne otvarate jednu opću formu, već birate cifspecifičnu kategoriju dokumenata za koju želite postaviti pravilo (npr. Računi, Radni nalozi, Narudžbe itd.). Svaka kategorija nudi specifične parametre za precizno mapiranje predložaka:

Za domene Veleprodajni dokumenti, Maloprodaja, Računi i Skladišni dokumenti forma sadrži dvije kartice:

Originalni dokument — pravila za originalne dokumente
Storno dokument — pravila koja se primjenjuju isključivo za storno dokumente

Veleprodajni dokumenti

Polje	Opis	Obavezno
^{Email predložak}	^{Odaberite željeni predložak iz šifrarnika.}	^Da
^{VP dokument}	^{Odaberite vrstu veleprodajnog dokumenta.}	^{Da (ako nije odabrano drugo pravilo)}
^Status	^{Odaberite status dokumenta.}	^{Da (ako nije odabrano drugo pravilo)}
^Skladište	^{Po potrebi odaberite skladište dokumenta.}	^Ne
^{Na skladište}	^{Po potrebi ograničite pravilo na odredišno skladište dokumenta.}	^Ne

Narudžbe

Polje	Opis	Obavezno
^{Email predložak}	^{Odaberite željeni predložak iz šifrarnika.}	^Da
^{Status narudžbe}	^{Odaberite status narudžbe.}	^{Da (ako nije odabrana druga definicija)}
^{Tip narudžbe}	^{Odaberite tip narudžbe.}	^{Da (ako nije odabrana druga definicija)}

Radni nalozi

Polje	Opis	Obavezno
^{Email predložak}	^{Odaberite željeni predložak iz šifrarnika.}	^Da
^{Tip radnog naloga}	^{Odaberite tip radnog naloga.}	^{Ne (ako je odabran status)}
^Status	^{Odaberite status radnog naloga.}	^{Da (ako nije odabran tip)}

Jamstva

Polje	Opis	Obavezno
^{Email predložak}	^{Odaberite željeni predložak iz šifrarnika.}	^Da
^Jamstvo	^{Odaberite vrstu jamstva za koju se predložak koristi.}	^Da

Maloprodaja

Polje	Opis	Obavezno
^{Email predložak}	^{Odaberite željeni predložak iz šifrarnika.}	^Da
^PJ	^{Po potrebi odaberite poslovnu jedinicu.}	^Ne

Računi

Polje	Opis	Obavezno
^{Email predložak}	^{Odaberite željeni predložak iz šifrarnika.}	^Da
^{VP dokument}	^{Odaberite vrstu računa.}	^Da
^Skladište	^{Po potrebi odaberite skladište.}	^Ne

Skladišni dokumenti

Polje	Opis	Obavezno
^{Email predložak}	^{Odaberite željeni predložak iz šifrarnika.}	^Da
^Skladište	^{Po potrebi odaberite skladište.}	^Ne

Kalkulacije

Polje	Opis	Obavezno
^{Email predložak}	^{Odaberite željeni predložak iz šifrarnika.}	^Da
^Skladište	^{Po potrebi odaberite skladište.}	^Ne

Nalozi proizvodnje

Polje	Opis	Obavezno
^{Email predložak}	^{Odaberite željeni predložak iz šifrarnika.}	^Da
^Status	^{Odaberite status naloga proizvodnje.}	^{Da (ako nije odabrana druga definicija)}
^{Tip naloga proizvodnje}	^{Po potrebi odaberite tip naloga.}	^Ne

Kalkulacije proizvodnje

Polje	Opis	Obavezno
^{Email predložak}	^{Odaberite željeni predložak iz šifrarnika.}	^Da

Prioriteti odabira

Ako za isti dokument definirate više pravila, Luceed će primijeniti najspecifičnije pravilo.

Primjer: Ako imate dva predloška za veleprodajne dokumente, jedan definiran samo po vrsti dokumenta, a drugi po vrsti dokumenta i statusu, sustav će primijeniti onaj sa statusom jer je on preciznije definiran.

Korištenje u radu

Nakon što su pravila postavljena, proces slanja je potpuno automatiziran:

Označite željeni dokument i kliknite na Pregled ispisa 🔍.
Odaberite Slanje na mail > PDF.
Luceed u pozadini provjerava parametre dokumenta:
- Originalni dokument + pronađen predložak: Otvara se forma za e-mail u kojoj su polja To, Cc, Bcc, Naslov i Sadržaj već popunjena. PDF dokument je automatski dodan u privitak.
- Storno dokument + pronađen storno predložak: Otvara se forma s popunjenim podacima iz storno predloška. Sustav ne koristi predložak za originalni dokument.
- Storno dokument + NIJE pronađen storno predložak: Otvara se prazna forma. Predložak za originalni dokument se ne primjenjuje na storno.
- Nije pronađen predložak (originalni dokument): Otvara se standardna prazna forma za ručni unos, kao i do sada.

Često postavljana pitanja (Q&A)

Mijenja li se naziv PDF privitka ako koristim predložak?

Ne. Naziv PDF datoteke generira se prema standardnim postavkama Luceeda. Predložak utječe isključivo na tekstualni dio e-mail poruke i primatelje.

Mogu li koristiti isti predložak za više različitih statusa?

Da. Potrebno je unijeti zasebno pravilo za svaki status (npr. jedno za status "U izradi", drugo za "Završeno"), a u oba pravila možete odabrati isti e-mail predložak.

Što ako želim ručno izmijeniti tekst koji je predložak povukao?

To je i dalje moguće. Iako Luceed automatski popuni formu, vi možete slobodno dopisati ili izmijeniti tekst prije nego što kliknete na gumb za slanje.