WMS specifičnosti kod izdavanja eRačuna 🆕
Ovaj dokument opisuje specifičnosti procesa izdavanja eRačuna za korisnike koji koriste WMS sustav za komisioniranje robe. Ovaj proces je varijacija standardnog procesa slanja eRačuna. Za pregled općih pravila, statusa i automatizacije, molimo pogledajte glavni dokument: Proces izdavanja i automatskog slanja eRačuna.
Kada se primjenjuje ovaj proces?
Važno je razlikovati dva načina rada s WMS-om, jer se specifičnosti opisane na ovoj stranici odnose isključivo na prvi scenarij:
✅ PRIMJENJUJE SE: Izdavanje računa kroz Sales Control Center (SCC)
Ovaj se proces primjenjuje kada se isporuka pokreće kreiranjem računa (automatski iz SCC-a), a roba se naknadno komisionira. U ovom slučaju račun mora čekati da se slaganje u skladištu završi kako bi se potvrdile stvarne količine.❌ NE PRIMJENJUJE SE: Naknadno fakturiranje otpremnica
Ako prvo izrađujete skladišni dokument (otpremnicu), odradite slaganje na WMS-u, pa tek nakon toga fakturirate tu otpremnicu, ovaj proces nije potreban. Budući da su u trenutku kreiranja računa količine već potvrđene kroz otpremnicu, takav račun odmah dobiva status Zaključen i ide u redovno slanje (bez privremenog negativnog broja).
Zašto račun odlazi u status U obradi?
U gore opisanom SCC scenariju, račun se nakon kreiranja ne šalje odmah posredniku. Sustav ga automatski postavlja u status U obradi.
Razlog: Procedura komisioniranja (fizičkog slaganja) u skladištu traje određeno vrijeme. Često se događa da se stvarne složene količine razlikuju od naručenih ili da se pojedine stavke moraju brisati jer robe nema na stanju. Status U obradi sprječava slanje netočnog računa dok roba nije spremna.
Privremeni (negativan) broj računa i vrijeme izdavanja
Dok se nalazi u statusu U obradi, račun se smatra nedovršenim dokumentom i nema dodijeljen konačni broj računa.
Sustav računu privremeno dodjeljuje negativan broj (broj s predznakom minus). Ovo nije greška, već sistemska oznaka da je dokument u pripremi.
Tek u trenutku zaključivanja slaganja, kada su poznate konačne stavke i količine, račun dobiva svoj konačni broj (sljedeći po redu u nizu).
U tom istom trenutku, datum i vrijeme izdavanja računa ažuriraju se na trenutno vrijeme.
Napomena: Ovo ponašanje osigurava zakonsku ispravnost i slijedivost brojeva računa prema vremenu izdavanja, s obzirom na to da proces slaganja robe može trajati duže vrijeme (npr. račun kreiran ujutro, a složen popodne).
Kada se račun šalje (prijelaz u status Zaključen)?
Račun se automatski prebacuje u status Zaključen (dobiva konačni broj i prosljeđuje se na slanje posredniku) isključivo u trenutku zaključivanja slaganja na WMS-u.
Uvjeti za uspješno zaključivanje: Sustav će dopustiti zaključivanje i promjenu statusa samo ako je na kartici Log vidljivo da je zadovoljen jedan od uvjeta:
Sva roba s dokumenta je fizički složena.
Stavke koje nisu složene su obrisane s dokumenta.
Ako ovi uvjeti nisu zadovoljeni (npr. korisnik pokuša zaključiti slaganje, a nije obradio sve stavke), sustav neće dozvoliti finalizaciju računa.
Sigurnosna provjera (zabrana naknadnih izmjena)
Postoji i sigurnosna provjera u obrnutom smjeru: Ako je vezani eRačun već u procesu fiskalizacije, potvrđen ili poslan (statusi različiti od U obradi), sustav neće dozvoliti ulazak u slaganje tog dokumenta na WMS-u.
Korisnik će dobiti upozorenje da je račun već u procesu fiskalizacije. Ovo sprječava slučajnu izmjenu stanja robe na skladištu nakon što je račun već službeno izdan i poslan kupcu.