WMS specifičnosti kod izdavanja eRačuna
Ovaj dokument opisuje specifičnosti procesa izdavanja eRačuna za korisnike koji koriste WMS sustav za komisioniranje robe. Ovaj proces je varijacija standardnog procesa slanja eRačuna. Za pregled općih pravila, statusa i automatizacije, molimo pogledajte glavni dokument: Proces izdavanja i automatskog slanja eRačuna.
Kada se primjenjuje ovaj proces?
Važno je razlikovati dva načina rada s WMS-om, jer se specifičnosti opisane na ovoj stranici odnose isključivo na prvi scenarij:
✅ PRIMJENJUJE SE: Izdavanje računa kroz Sales Control Center (SCC)
Ovaj se proces primjenjuje kada se isporuka pokreće kreiranjem računa (automatski iz SCC-a), a roba se naknadno komisionira. U ovom slučaju račun mora čekati da se slaganje u skladištu završi kako bi se potvrdile stvarne količine.❌ NE PRIMJENJUJE SE: Naknadno fakturiranje otpremnica
Ako prvo izrađujete skladišni dokument (otpremnicu), odradite slaganje na WMS-u, pa tek nakon toga fakturirate tu otpremnicu, ovaj proces nije potreban. Budući da su u trenutku kreiranja računa količine već potvrđene kroz otpremnicu, takav račun odmah dobiva status Zaključen i ide u redovno slanje (bez privremenog negativnog broja).
Zašto račun odlazi u status U obradi?
U gore opisanom SCC scenariju, račun se nakon kreiranja ne šalje odmah posredniku. Sustav ga automatski postavlja u status U obradi.
Razlog: Procedura komisioniranja (fizičkog slaganja) u skladištu traje određeno vrijeme. Često se događa da se stvarne složene količine razlikuju od naručenih ili da se pojedine stavke moraju brisati jer robe nema na stanju. Status U obradi sprječava slanje netočnog računa dok roba nije spremna.
Privremeni (negativan) broj računa i vrijeme izdavanja
Dok se nalazi u statusu U obradi, račun se smatra nedovršenim dokumentom i nema dodijeljen konačni broj računa.
Sustav računu privremeno dodjeljuje negativan broj (broj s predznakom minus). Ovo nije greška, već sistemska oznaka da je dokument u pripremi.
Tek u trenutku zaključivanja slaganja, kada su poznate konačne stavke i količine, račun dobiva svoj konačni broj (sljedeći po redu u nizu).
U tom istom trenutku, datum i vrijeme izdavanja računa ažuriraju se na trenutno vrijeme.
Napomena: Ovo ponašanje osigurava zakonsku ispravnost i slijedivost brojeva računa prema vremenu izdavanja, s obzirom na to da proces slaganja robe može trajati duže vrijeme (npr. račun kreiran ujutro, a složen popodne).
Kada se račun šalje (prijelaz u status Zaključen)?
Račun se automatski prebacuje u status Zaključen (dobiva konačni broj i prosljeđuje se na slanje posredniku) isključivo u trenutku zaključivanja slaganja na WMS-u.
Uvjeti za uspješno zaključivanje: Sustav će dopustiti zaključivanje i promjenu statusa samo ako je na kartici Log vidljivo da je zadovoljen jedan od uvjeta:
Sva roba s dokumenta je fizički složena.
Stavke koje nisu složene su obrisane s dokumenta.
Ako ovi uvjeti nisu zadovoljeni (npr. korisnik pokuša zaključiti slaganje, a nije obradio sve stavke), sustav neće dozvoliti finalizaciju računa.
Sigurnosna provjera (zabrana naknadnih izmjena)
Postoji i sigurnosna provjera u obrnutom smjeru: Ako je vezani eRačun već u procesu fiskalizacije, potvrđen ili poslan (statusi različiti od U obradi), sustav neće dozvoliti ulazak u slaganje tog dokumenta na WMS-u.
Korisnik će dobiti upozorenje da je račun već u procesu fiskalizacije. Ovo sprječava slučajnu izmjenu stanja robe na skladištu nakon što je račun već službeno izdan i poslan kupcu.