Potvrda narudžbe
U ovoj uputi saznat ćete:
što je potvrda narudžbe,
kako koristiti opciju potvrde narudžbe u Luceedu,
kako funkcionira potvrda narudžbe kada dokumenti stižu putem Interconnecta,
te koje konkretne koristi donosi primjena ovog procesa.
Što je potvrda narudžbe?
Opcija Potvrda narudžbe sastavni je dio procesa nabave kada se on želi provoditi dosljedno, od slanja narudžbe dobavljaču do zaprimanja robe na skladište i izrade ulazne kalkulacije. Bez nje, niz koraka (ispravci narudžbi, ponovno dodavanje stavki, provjera razlika) morate raditi ručno.
Korištenjem potvrde narudžbe:
✅ kreira se nova potvrđena narudžba s točnim količinama i cijenama koje dobavljač šalje,
✅ automatski se zatvaraju narudžbe koje su u cijelosti potvrđene,
✅ nastavlja se praćenje djelomično potvrđenih narudžbi,
✅ sustav priprema podatke za prijem robe i ulaznu kalkulaciju.
Potvrda narudžbe ne označava fizički prijem robe, ona bilježi koje će količine biti (ili su već) poslane prema dokumentu dobavljača (račun, otpremnica).
Postoje dva osnovna pristupa potvrdi narudžbe u Luceedu:
Pristup | Kada ga koristiti | |
---|---|---|
1 | Potvrda količina za točno određenu narudžbu | Dobavljač šalje dokument isključivo za jednu narudžbu |
2 | Potvrda količina iz više otvorenih narudžbi dobavljača | Dobavljač šalje jedan dokument za robu naručenu kroz više narudžbi (tipično kod objedinjene, djelomične ili tjedne isporuke) |
Postupak potvrde narudžbe
Određivanje pristupa
Početni koraci provođenja potvrde narudžbe razlikuju se ovisno o tome koji se od mogućih pristupa koristi. Ovi koraci omogućuju da sustav odredi na koju narudžbu ili više će se potvrda odnositi.
👉 Otvorite Nabava > Potvrda narudžbe i slijedite korake ovisno o potrebnom pristupu (1 ili 2)
Pristup | Početni koraci | |
---|---|---|
1 | Potvrda količina za točno određenu narudžbu | 1. U polju Skladište odaberite skladište na kojem je narudžba kreirana |
2 | Potvrda količina iz više otvorenih narudžbi dobavljača | 1. U polju Dobavljač odaberite dobavljača (partnera) za čije otvorene narudžbe želite kreirati potvrdu |
Nakon provedenih početnih koraka sustav je spreman za unos potvrđenih količina.
Koraci koji slijede nakon početnih koraka identičnu su za oba pristupa.
Unos stavki
Nakon provedenih početnih koraka potrebno je evidentirati potvrđene količine, što je moguće napraviti na nekoliko načina.
👉 Odaberite najprikladniji način i slijedite korake koji se na njega odnose
Način | Koraci | |
---|---|---|
1 | Ručni unos | U tablicu Stavke dodajte sve potvrđene artikl i njihove pripadajuće količine (✚ Insert) |
2 | Upis svih stavki narudžbe | Izbornik > Upiši sve stavke s narudžbe |
3 | Učitavanje iz Excela | Izbornik > Učitaj potvrdu narudžbe iz datoteke |
Potvrdu narudžbe za točno određenu narudžbu (pristup 1) moguće je pokrenuti i iz Narudžba Control Center odabirom opcije iz izbornika, za narudžbu označenu u pregledu. Ako je pri tome aktivna sistemska postavka Potvrda narudžbe – automatsko učitavanje stavaka, sve stavke narudžbe bit će učitane odmah.
Usporedba količina
Na kartici Usporedba moguće je, prije snimanja potvrde, pregledati razlike između naručene i potvrđene količine.
Stavke na kojima postoje razlike vizualno se ističu bojom fonta:
🔴 Crveno
cijeli redak, ako stavka nedostaju u potvrdi
samo vrijednost u stupcu Količina, ako je ona različita od količine u narudžbi
🟠 Narančasto
cijeli redak, ako stavka ne postoji na staroj narudžbi
U polju Prikaz možete odabrati prikaz stavki: Sve; Samo razlike; Sve bez razlika.
Isti artikli u usporedbi grupirani su na jednu stavku, osim u slučajevima kada stavke imaju evidentiran Predmet. U tom slučaju razdvojit će se količine istog artikla prema različitom predmetu. Ukoliko je sistemska postavka Potvrda narudžbe - grupiranje stavaka na potvrdi narudžbe postavljena na Predmet+cijene tada se u grupiranje uključuju i vrijednosti u poljima Cijena, Rabat i Dodatni rabat.
Snimanje potvrde narudžbe
👉 Prije snimanja potvrde narudžbe nužno je definirati i/ili provjeriti parametre za novu narudžbu kako je opisano u sljedećoj tablici
Okvir Nova narudžba | |
---|---|
Status | Status u koji se postavlja nova narudžbu koja će se kreirati kod snimanja potvrde |
Raspored | Datum predviđenog dolaska robe prema potvrdi dobavljača (ako je poznat) |
Okvir Stara narudžba | |
Djelomično potvrđena | Status u koji se postavlja narudžba koja nije u cijelosti potvrđena |
U cijelosti potvrđena | Status u koji se postavlja narudžba koja je u cijelosti potvrđena |
Prilikom otvaranja forme Potvrda narudžbe, sustav automatski popunjava polja za statuse stare narudžbe (Djelomično potvrđena i U cijelosti potvrđena) na temelju statusa koji u šifrarniku imaju te oznake.
Ako oznake nisu postavljene, polja na formi ostaju prazna, ali korisnik ih može ručno odabrati i izmijeniti prema potrebi. Unatoč tome, preporučuje se postavljanje oznaka ishoda potvrde u šifrarniku statusa, kako bi se omogućilo automatsko popunjavanje i osigurala dosljednost u obradi potvrda.
Na kartici Dodatni podaci moguće je prije snimanja i dodatne podatke za novu narudžbu.
👉 Snimite potvrdu putem opcije Izbornik > Snimi (F10)
Rezultat snimanja je nova narudžba s potvrđenim količinama po kojoj se nastavlja proces prijema robe.
Potvrda narudžbe temeljem dokumenata iz Interconnecta
U Luceedu je podržana automatska potvrda narudžbe kada dokument otpreme dobavljača (račun ili otpremnica) stigne putem Interconnecta. Sustav pokušava identificirati postojeće narudžbe prema referenci iz dokumenta otpreme te automatski kreira potvrdu narudžbe.
Zaključno
Korištenje opcije potvrde narudžbe omogućuje korisnicima Luceeda da značajno unaprijede proces nabave:
dokumenti dobavljača se precizno evidentiraju,
informacije o narudžbama (poslanim, potvrđenim) i rasporedu dolazaka dostupne su u sustavu,
preostale otvorene količine se prate automatski,
vrijeme obrade od trenutka dolaska robe do stavljanja u prodaju se skraćuje,
točnost zaliha i kalkulacija se povećava.