Potvrda narudžbe

U ovoj uputi saznat ćete:

što je potvrda narudžbe,
kako koristiti opciju potvrde narudžbe u Luceedu,
kako funkcionira potvrda narudžbe kada dokumenti stižu putem Interconnecta,
te koje konkretne koristi donosi primjena ovog procesa.

Što je potvrda narudžbe?

Opcija Potvrda narudžbe sastavni je dio procesa nabave kada se on želi provoditi dosljedno, od slanja narudžbe dobavljaču do zaprimanja robe na skladište i izrade ulazne kalkulacije. Bez nje, niz koraka (ispravci narudžbi, ponovno dodavanje stavki, provjera razlika) morate raditi ručno.

Korištenjem potvrde narudžbe:

✅ kreira se nova potvrđena narudžba s točnim količinama i cijenama koje dobavljač šalje,

✅ automatski se zatvaraju narudžbe koje su u cijelosti potvrđene,

✅ nastavlja se praćenje djelomično potvrđenih narudžbi,

✅ sustav priprema podatke za prijem robe i ulaznu kalkulaciju.

Potvrda narudžbe ne označava fizički prijem robe, ona bilježi koje će količine biti (ili su već) poslane prema dokumentu dobavljača (račun, otpremnica).

Postoje dva osnovna pristupa potvrdi narudžbe u Luceedu:

	Pristup	Kada ga koristiti
1	^{Potvrda količina za točno određenu narudžbu}	^{Dobavljač šalje dokument isključivo za jednu narudžbu}
2	^{Potvrda količina iz više otvorenih narudžbi dobavljača}	^{Dobavljač šalje jedan dokument za robu naručenu kroz više narudžbi (tipično kod objedinjene, djelomične ili tjedne isporuke)}

Postupak potvrde narudžbe

Određivanje pristupa

Početni koraci provođenja potvrde narudžbe razlikuju se ovisno o tome koji se od mogućih pristupa koristi. Ovi koraci omogućuju da sustav odredi na koju narudžbu ili više će se potvrda odnositi.

👉 Otvorite Nabava > Potvrda narudžbe i slijedite korake ovisno o potrebnom pristupu (1 ili 2)

	Pristup	Početni koraci
1	^{Potvrda količina za točno određenu narudžbu}	^{1. U polju}^Skladište^{odaberite skladište na kojem je narudžba kreirana} ^{2. U polju}^Broj^{unesite broj narudžbe za koju provodite potvrdu narudžbe} ^{3. Odaberite}^{Izbornik > Osvježi podatke (F5)}
2	^{Potvrda količina iz više otvorenih narudžbi dobavljača}	^{1. U polju}^Dobavljač^{odaberite dobavljača (partnera) za čije otvorene narudžbe želite kreirati potvrdu} ^{2. Odaberite}^{Izbornik > Osvježi podatke (F5)}

Nakon provedenih početnih koraka sustav je spreman za unos potvrđenih količina.

Koraci koji slijede nakon početnih koraka identičnu su za oba pristupa.

Unos stavki

Nakon provedenih početnih koraka potrebno je evidentirati potvrđene količine, što je moguće napraviti na nekoliko načina.

👉 Odaberite najprikladniji način i slijedite korake koji se na njega odnose

	Način ^{Kada se koristi}	Koraci
1	^{Ručni unos} ^{Potvrda malog broja stavki velike narudžbe}	^{U tablicu}^Stavke^{dodajte sve potvrđene artikl i njihove pripadajuće količine (✚}^Insert⁾
2	^{Upis svih stavki narudžbe} ^{Potvrda se uglavnom podudara s narudžbom}	^{Izbornik > Upiši sve stavke s narudžbe} ^{Po potrebi prilagodite količine / obrišite stavke}
3	^{Učitavanje iz Excela} ^{Velik broj stavki ili dobavljač šalje Excel}	^{Izbornik > Učitaj potvrdu narudžbe iz datoteke} ^{Odaberite datoteku u zadanom formatu (opis zadanog formata datoteke možete pronaći na sljedećoj stranici)}

Potvrdu narudžbe za točno određenu narudžbu (pristup 1) moguće je pokrenuti i iz Narudžba Control Center odabirom opcije iz izbornika, za narudžbu označenu u pregledu. Ako je pri tome aktivna sistemska postavka Potvrda narudžbe – automatsko učitavanje stavaka, sve stavke narudžbe bit će učitane odmah.

Usporedba količina

Na kartici Usporedba moguće je, prije snimanja potvrde, pregledati razlike između naručene i potvrđene količine.

Stavke na kojima postoje razlike vizualno se ističu bojom fonta:

🔴 Crveno

cijeli redak, ako stavka nedostaju u potvrdi
samo vrijednost u stupcu Količina, ako je ona različita od količine u narudžbi

🟠 Narančasto

cijeli redak, ako stavka ne postoji na staroj narudžbi

U polju Prikaz možete odabrati prikaz stavki: Sve; Samo razlike; Sve bez razlika.

Isti artikli u usporedbi grupirani su na jednu stavku, osim u slučajevima kada stavke imaju evidentiran Predmet. U tom slučaju razdvojit će se količine istog artikla prema različitom predmetu. Ukoliko je sistemska postavka Potvrda narudžbe - grupiranje stavaka na potvrdi narudžbe postavljena na Predmet+cijene tada se u grupiranje uključuju i vrijednosti u poljima Cijena, Rabat i Dodatni rabat.

Snimanje potvrde narudžbe

👉 Prije snimanja potvrde narudžbe nužno je definirati i/ili provjeriti parametre za novu narudžbu kako je opisano u sljedećoj tablici

Okvir Nova narudžba
^Status	^{Status u koji se postavlja nova narudžbu koja će se kreirati kod snimanja potvrde}
^Raspored	^{Datum predviđenog dolaska robe prema potvrdi dobavljača (ako je poznat)}
Okvir Stara narudžba
^{Djelomično potvrđena}	^{Status u koji se postavlja narudžba koja}^nije^{u cijelosti potvrđena}
^{U cijelosti potvrđena}	^{Status u koji se postavlja narudžba koja}^je^{u cijelosti potvrđena}

Prilikom otvaranja forme Potvrda narudžbe, sustav automatski popunjava polja za statuse stare narudžbe (Djelomično potvrđena i U cijelosti potvrđena) na temelju statusa koji u šifrarniku imaju te oznake.

Ako oznake nisu postavljene, polja na formi ostaju prazna, ali korisnik ih može ručno odabrati i izmijeniti prema potrebi. Unatoč tome, preporučuje se postavljanje oznaka ishoda potvrde u šifrarniku statusa, kako bi se omogućilo automatsko popunjavanje i osigurala dosljednost u obradi potvrda.

Na kartici Dodatni podaci moguće je prije snimanja i dodatne podatke za novu narudžbu.

👉 Snimite potvrdu putem opcije Izbornik > Snimi (F10)

Rezultat snimanja je nova narudžba s potvrđenim količinama po kojoj se nastavlja proces prijema robe.

Potvrda narudžbe temeljem dokumenata iz Interconnecta

U Luceedu je podržana automatska potvrda narudžbe kada dokument otpreme dobavljača (račun ili otpremnica) stigne putem Interconnecta. Sustav pokušava identificirati postojeće narudžbe prema referenci iz dokumenta otpreme te automatski kreira potvrdu narudžbe.

Mogući ishodi automatske potvrde narudžbe kod zaprimanja dokumenta dobavljača putem Interconnecta

Dokument otpreme dobavljača može sadržavati jedan od dva tipa reference na narudžbu:

Luceed referenca narudžbe - koristi se kada je narudžba iz Luceeda prethodno poslana dobavljaču putem Interconnecta. U tom slučaju dobavljač vraća tu istu referencu u dokumentu.
Vanjska referenca narudžbe - odnosi se na narudžbu koja nije kreiranu u Luceedu, npr. dobavljač šalje robu prema narudžbi u webshopu dobavljača ili telefonskoj narudžbi. Ako u Luceedu ne postoji narudžba s tom referencom, sustav pokušava pronaći narudžbe prema drugim kriterijima.

Kako Luceed traži narudžbu

Scenarij	Što Luceed radi
^{Luceed referenca odgovara postojećoj narudžbi}	^{Kreira se potvrda}^{samo za tu narudžbu}^.
^{Luceed referenca je navedena, ali narudžba ne postoji u Luceedu}	^Potvrda^{se ne snima}^. ^Na^Interconnect^{nadzornoj ploči prikazuje se poruka:} ^{Potvrda narudžbe nije snimljena jer narudžba s referencom {OrderReference} nije pronađena u sustavu.}
^{Vanjska referenca je navedena, ali nije pronađena u Luceedu} ^ili^{referenca uopće nije poslana}	^{Sustav traži sve}^{otvorene narudžbe}^{s artiklima koji u Luceedu za glavnog dobavljača imaju definiranog dobavljača s dokumenta otpreme koji se zaprima.} ^Ako^{postoje nepotvrđene količine}^{za artikle iz dokumenta, stavke se raspoređuju po narudžbama redom od najstarije prema najnovijoj.} ^Ako^{ne postoje}^{otvorene narudžbe}^{(otvorene količine) kreira se potvrda narudžbe bez povezivanja stavki s postojećim narudžbama.}

Otvorena narudžba je svaka narudžba u statusu koji ima oznaku Naručeno.
Više o postavkama statusa možete saznati u Statusi narudžbi.

Otvorene količine su preostale količine stavke iz narudžbe koja je djelomično potvrđena.

Na ovaj način Luceed podržava i situacije u kojima dobavljač jednim dokumentom isporučuje robu naručenu kroz više narudžbi: sustav će pronaći i ažurirati sve relevantne narudžbe, a ako to nije moguće, jasno će signalizirati grešku kako bi korisnik mogao reagirati.

Zaključno

Korištenje opcije potvrde narudžbe omogućuje korisnicima Luceeda da značajno unaprijede proces nabave:

dokumenti dobavljača se precizno evidentiraju,
informacije o narudžbama (poslanim, potvrđenim) i rasporedu dolazaka dostupne su u sustavu,
preostale otvorene količine se prate automatski,
vrijeme obrade od trenutka dolaska robe do stavljanja u prodaju se skraćuje,
točnost zaliha i kalkulacija se povećava.

Potvrda narudžbe učitavanjem iz datoteke