Opcija Učitavanje specifikacije pouzeća za MBE (MAIL BOXES ETC.) dostavnu službu automatizira proces knjiženja njihovih uplata za pošiljke plaćene pouzećem.
Umjesto ručnog unosa i povezivanja svake uplate, Luceed se izravno spaja na MBE API, preuzima liste (specifikacije) isplata i automatski ih povezuje s odgovarajućim izlaznim računima.
Ovaj vodič objašnjava kako preuzeti specifikaciju od MBE-a i kako je proknjižiti u modulu Financijsko.
Uvod
Proces ručnog zatvaranja stavki i knjiženja uplata pouzeća koje stižu od dostavnih službi često oduzima puno vremena. Korisnici moraju preuzimati izvode ili datoteke, identificirati svaku uplatu i zatim je ručno povezati s odgovarajućim izlaznim računom u Luceedu.
Ova integracija automatizira cijeli proces. Za razliku od standardnog učitavanja datoteka, Luceed ovdje izravno komunicira s MBE API-jem kako bi dohvatio sve specifikacije isplata pouzeća. Korisnik jednostavno odabere koju specifikaciju želi učitati, a sustav automatski pronalazi i povezuje uplate s otvorenim računima, spremnima za knjiženje.
Preduvjeti
Prije korištenja ove funkcionalnosti, potrebno je osigurati sljedeće:
Na licenci korisnika mora biti aktivirana integracija s MBE dostavnom službom.
API parametri: U postavkama vrste isporuke za MBE, parametri Username i Passphrase moraju biti točno upisani. Bez njih Luceed ne može dohvatiti specifikacije s MBE servera.
Korisnik mora imati pravo pristupa opciji Financijsko > Učitavanje specifikacije pouzeća.
Shema knjiženja: Da bi sustav mogao ispravno provjeriti koje su specifikacije već učitane i da bi ih ispravno proknjižio, potrebno je imati definiranu shemu knjiženja za specifikacije pouzeća s definiranim kontom za Iznos specifikacije.
Preuzimanje i učitavanje specifikacije
Za razliku od nekih drugih dostavnih službi gdje se koristi datoteka, kod MBE-a se specifikacija preuzima izravno putem API-ja.
Otvorite formu Financijsko > Učitavanje specifikacije pouzeća.
U gornjem izborniku odaberite akciju: Alati > Preuzimanje specifikacije plaćanja pouzećem - MBE.
Luceed će se spojiti na MBE API i prikazati novu formu Specifikacije plaćanja pouzećem.
U ovoj formi prikazat će se sve specifikacije koje su evidentirane kod MBE-a u posljednjih 30 dana, a koje još niste učitali u Luceed, odaberite specifikaciju i kliknite Učitaj
Detalji koraka 4
Lista je sortirana tako da je najnovija specifikacija na dnu i automatski je odabrana. Fokus je postavljen na gumb Učitaj, pa često možete samo pritisnuti Enter za odabir najnovije.
Ako želite učitati neku drugu specifikaciju s liste, odaberite je i kliknite Učitaj.
Sustav će zatvoriti prozor za odabir i popuniti glavnu formu Učitavanje specifikacije pouzeća podacima iz odabrane specifikacije (datum, primatelj, iznos...).
Luceed će zatim automatski pokušati povezati svaku stavku specifikacije (uplatu) s odgovarajućim izlaznim računom. Povezivanje se vrši pomoću MBE tracking broja (stupac Referenca dostave) koji je zapisan prilikom kreiranja pošiljke.
Provjerite jesu li sve stavke ispravno povezane (provjerite je li stupac Račun popunjen za sve stavke).
Kliknite Snimi (F10) za proknjiženje temeljnice i automatsko zatvaranje povezanih računa.
Pitanja i odgovori
Što ako se na listi ne pojavi niti jedna specifikacija?
Ako prilikom poziva akcije Preuzimanje specifikacije... dobijete poruku: U periodu od [datum] do [datum] ne postoji ni jedna specifikacija plaćanja pouzećem za dostavnu službu MBE.
To znači da MBE API nije vratio niti jednu specifikaciju za zadnjih 30 dana. Provjerite jeste li u prethodnom periodu imali COD pošiljaka ili kontaktirajte MBE podršku.
Sustav javlja da su sve specifikacije već učitane. Što to znači?
Ako se pojavi poruka: Sve specifikacije od [datum] su učitane.
To znači da je Luceed provjerio sve specifikacije u zadnjih 30 dana na MBE serveru i usporedio ih (prema broju naloga) s već proknjiženim temeljnicama. Sustav je zaključio da nema novih specifikacija koje je potrebno učitati.
Mogu li učitati specifikaciju stariju od 30 dana?
Ne. Integracija je podešena tako da automatski dohvaća samo specifikacije iz posljednjih 30 dana. Ako iznimno trebate proknjižiti specifikaciju stariju od tog perioda, morat ćete je unijeti ručno na klasičan način (kao standardnu temeljnicu).
Prilikom učitavanja odabrane specifikacije pojavila se greška "Nalog ne postoji".
Ako se nakon odabira specifikacije i klika na Učitaj pojavi poruka: Specifikacija plaćanja pouzećem broj [BrojNaloga] ne postoji. Provjerite podatke s MBE dostavnom službom i pokušajte ponovno.
To znači da je MBE API javio grešku. To se može dogoditi ako je nalog u međuvremenu obrisan ili promijenjen na strani MBE-a. Kontaktirajte MBE podršku za provjeru statusa tog naloga.
Što se točno događa pritiskom na "Snimi (F10)"?
Pritiskom na Snimi (F10), Luceed kreira temeljnicu. U polje Račun zapisuje se broj naloga iz dohvaćene specifikacije. Ukupan zbroj svih iznosa pouzeća knjiži se na dugovnu stranu, a kao datumi (knjiženja, računa, dospijeća) koristi se datum isplate iz specifikacije.
