Učitavanje brojača aparata

Ovaj vodič objašnjava kako koristiti formu Učitavanje brojača aparata za masovni unos stanja brojača (npr. kod printera ili fotokopirnih aparata). Forma omogućuje dva načina rada:

Metoda A: Učitavanje iz Excel datoteke
Metoda B: Učitavanje sa web-servisa

Cilj oba procesa je automatizirati i ubrzati unos stanja i kreiranje servisnih radnih naloga, što je osnova za kasniju naplatu najma i utrošenih kopija.

Svrha i primjena

Tvrtke koje iznajmljuju uređaje, poput fotokopirnih aparata ili printera, često moraju mjesečno (ili periodično) unositi stanja brojača (npr. broj ispisanih stranica) za desetke ili stotine takvih uređaja kako bi mogle fakturirati najam i potrošnju.

Ručni unos stanja za svaki aparat pojedinačno u ERP sustav je spor, repetitivan i podložan greškama u tipkanju. Kada se podaci o potrošnji već nalaze u nekom digitalnom obliku (npr. izvezeni iz aplikacije za nadzor printera), ručno prepisivanje predstavlja nepotreban gubitak vremena.

Ova Luceed značajka omogućuje automatski unos stanja, bilo putem pripremljene Excel datoteke ili direktnom sinkronizacijom s vanjskim web-servisom. Luceed će automatski provjeriti podatke, izračunati potrošnju i pripremiti sve za snimanje radnih naloga jednim klikom.

Nakon kreiranja radnih naloga ovim putem, proces se nastavlja generiranjem računa putem opcije Servis > Generiranje računa.

Opći preduvjeti za korištenje

Prije korištenja bilo koje od metoda na ovoj formi, molimo osigurajte da su ispunjeni sljedeći opći preduvjeti u Luceedu:

Aktiviran modul Servis: Funkcionalnost je dostupna samo ako posjedujete modul Servis.
Definirani aparati: Svi aparati koji se iznajmljuju moraju biti uneseni u Servis > Matični podaci > Aparati.
Povezan partner na aparatu: Svaki aparat mora imati definiranog partnera (kupca) kojem se iznajmljuje. Ako partner nije definiran, uvoz za taj aparat neće biti moguć.
Definirani artikli (brojači): Artikli koji predstavljaju potrošnju (npr. Kopija A4 c/b) moraju postojati u šifarniku.
Artikli povezani s aparatom: Na kartici pojedinog aparata (Servis > Matični podaci > Aparati > kartica Brojači), moraju biti dodani artikli koje taj aparat troši. Uvoz neće raditi za artikl koji nije specificiran na aparatu.
Definirana cijena: Artikl mora imati definiranu veleprodajnu cijenu (VPC) na kartici artikla ili definiranu cijenu/rabat za specifičnog partnera putem opcije Veleprodaja > Definicija rabata.

Metoda A: Učitavanje iz Excel datoteke

Ovo je proces u dva koraka: prvo pripremate datoteku, a zatim je uvozite u Luceed.

Priprema Excel datoteke za uvoz

Da bi Luceed ispravno pročitao podatke, vaša Excel datoteka mora biti u točno definiranom formatu.

Preuzimanje predloška

Kako biste bili sigurni da koristite ispravan format, preporučujemo da preuzmete službeni predložak direktno iz Luceeda:

Idite na Servis > Alati > Učitavanje brojača aparata.
U gornjem izborniku forme odaberite Alati > Preuzmi excel predložak za učitavanje.
Spremite datoteku Učitavanje brojača_predložak.xlsx na svoje računalo.

Popunjavanje predloška

Otvorite preuzeti predložak i popunite potrebne stupce.

^Stupac	^Opis
_Aparat	_{Šifra aparata iz Luceeda. Obavezno ako nije upisan}_{Serijski broj aparata}_.
_{Serijski broj aparata}	_{Serijski broj aparata. Obavezno ako nije upisana}_{Šifra aparata}_.
_Artikl	_{Šifra artikla iz Luceed-a (npr. šifra za}_{Kopija A4}_).
_Stanje	_Novo,_ukupno_{stanje brojača koje ste očitali (npr. 10500).}

Važne napomene

Sustav pronalazi aparat tako da prvo traži po šifri aparata. Ako taj stupac nije popunjen (ili aparat nije pronađen), tek tada traži po serijskom broju.
Potrebno je upisati barem jedan identifikator aparata (šifru ili serijski broj).
Obavezno je upisati šifru artikla i novo stanje brojača.
Polja B2B servis i Datum ne popunjavaju se u ovom slučaju.

Postupak učitavanja datoteke

Nakon što ste pripremili Excel datoteku, spremni ste za uvoz.

Otvorite formu Servis > Alati > Učitavanje brojača aparata.
Opcionalno, u zaglavlju forme možete odabrati jednog ili više partnera kako biste filtrirali prikaz i učitavanje samo za njih. Ako ostavite prazno, sustav će prikazati sve.
U izborniku forme kliknite na Alati > Učitavanje brojača iz datoteke.
Odaberite svoju popunjenu Excel datoteku.
Podaci će se pojaviti u tablici (gridu). Sada prijeđite na Zajedničke korake u nastavku.

Metoda B: Učitavanje sa web-servisa

Ova metoda ne zahtijeva Excel datoteku, već povlači podatke direktno putem B2B servisa.

Specifični preduvjet: Vanjski web-servis s kojeg se povlače podaci mora biti prethodno postavljen i konfiguriran u Luceedu (putem Administracija > B2B servisi).

Postupak učitavanja

Otvorite formu Servis > Alati > Učitavanje brojača aparata.
U zaglavlju forme obavezno popunite filtere za dohvat:
- B2B servis: Odaberite servis s kojeg želite povući podatke.
- Partner: Odaberite partnera za kojeg dohvaćate stanja.
- Datum: Odaberite datum za koji se učitavaju podaci.
Kliknite na tipku Učitavanje sa web-servisa.
Luceed će kontaktirati servis i učitati stanja u tablicu. Sada prijeđite na Zajedničke korake.

Zajednički koraci (nakon učitavanja)

Nakon što su podaci učitani u tablicu (bilo iz Excela ili sa web-servisa), proces je isti.

Pregled i provjera podataka

Luceed će učitati podatke i prikazati ih u tablici. Sustav automatski radi provjeru svakog retka i dohvaća povezane podatke (partnera, naziv aparata, zadnje stanje, cijenu).

Obratite pažnju na sljedeće stupce:

Zadnje stanje brojača: Stanje koje je Luceed zabilježio prilikom zadnjeg unosa (prema postavci modula: sa zadnjeg naloga ili zadnjeg fakturiranog naloga).
Stanje: Novo stanje brojača (učitano iz datoteke ili sa web-servisa).
Količina: Automatski izračun (Stanje - Zadnje stanje brojača).
Cijena / Rabat / Iznos: Automatski dohvaćeni podaci o cijeni za tog partnera i izračunati iznos.
Snimi: Ako je kvačica uključena, redak je spreman za snimanje jer nema upozorenja.
Greške učitavanja: Ako postoji bilo kakav problem s podatkom (npr. aparat nije pronađen, artikl nema cijenu, novo stanje je manje od starog), ovdje će biti ispisan točan razlog greške.

Važno: Ako u stupcu Greške učitavanja postoji tekstualna poruka, kvačica u stupcu Snimi bit će automatski isključena i taj redak neće biti moguće snimiti dok ne ispravite uzrok pogreške (npr. u Excel datoteci, matičnim podacima artikla ili postavkama aparata) i ponovite učitavanje.

Definiranje podataka za novi nalog

Prije snimanja, definirajte osnovne podatke za servisne radne naloge koji će se kreirati. U sekciji Novi nalog popunite:

Datum: Datum s kojim će nalozi biti snimljeni.
Status: Status novog naloga.
Skladište: Skladište s kojeg se vodi nalog.
Raspored / Narudžba: Popunite po potrebi.

Kako sustav automatski popunjava podatke o aparatu i partneru?

Prilikom snimanja radnog naloga, sustav ne prenosi samo stanje brojača, već koristi naprednu metodu za dohvat svih relevantnih podataka s aparata. Ovime se osigurava da je radni nalog potpun bez potrebe za ručnim unosom.

Koji podaci se automatski prenose? Sustav s kartice aparata preuzima:
- Identifikaciju: Model, serijski broj, šifru aparata.
- Lokaciju i organizaciju: Objekt, kat, mjesto troška, predmet.
- Status i osobe: Servisera, korisnika, partnera i status naloga.

Kako sustav zna koju adresu i kontakt upisati? Sustav koristi hijerarhiju dohvata ovisno o sistemskoj postavci Evidencija objekata:
- Ako je evidencija uključena: Kontakt podaci (adresa, telefon, email) povlače se s Objekta povezanog s aparatom.
- Ako objekt ne postoji (ili je evidencija isključena): Sustav traži podatke redoslijedom:
  - S Aparata
  - Ako nema, s Korisnika
  - Ako nema, s Partnera

Zašto mi javlja grešku za Tip radnog naloga? Prije snimanja provodi se stroga validacija. Svaki aparat mora imati definiran Tip radnog naloga na svojoj kartici. Ako taj podatak nedostaje, u stupcu Greške učitavanja pojavit će se poruka: Aparat {Šifra} nema definiran tip radnog naloga i snimanje neće biti moguće dok se podatak ne nadopuni.

Snimanje radnih naloga

Kada ste pregledali podatke i sigurni ste da su svi redovi koje želite uvesti ispravni (i imaju kvačicu Snimi), odaberite Izbornik > Snimi (F10).

Luceed će za svaki odabrani redak automatski kreirati novi servisni radni nalog sa stanjem brojača i obračunatom količinom. Ovi nalozi su odmah vidljivi u modulu Servis i spremni su za fakturiranje putem opcije Servis > Generiranje računa.