Prijenos početnog stanja

Parcijalni ili kompletni prijenos početnog stanja?

Prijenos financijskih početnih stanja u Luceedu korisnici obavljaju samostalno pri prelasku u novu poslovnu godinu.

Postoje dva glavna pristupa za prijenos početnih stanja:

1. Parcijalni prijenos: Nakon što se izvrši kontrola i sređivanje otvorenih stavki (IOS-a) iz prethodne godine, moguće je prenijeti početna stanja samo za odabrana analitička konta koja prate otvorene stavke. Preostali dio bilance prenosi se naknadno. Ako se pojavi potreba za ponavljanjem prijenosa analitičkih konta, isto je moguće provesti, čak i onda kada su u novoj poslovnoj godini prevedena povezivanja otvorenih stavki za stavke s početnog stanja.

U slučaju ponavljanja prijenosa analitičkih konta Luceed će provjeriti je li došlo do izmjene na stavci koja se prenosi. Ukoliko se stavka ne mijenja, povezivanje otvorenih stavki koje je izvršeno u novoj poslovnoj godini će i dalje ostati postojati. No ukoliko se stavka ponovljenim prijenosom mijenja, povezivanje otvorenih stavki u novoj poslovnoj godini biti će obrisano!

2. Prijenos kompletnih završnih stanja svih konta: Nakon završnog obračuna, koji uključuje zatvaranje klasa troškova i prihoda te knjiženje poslovnog rezultata, može se prenijeti kompletno završno stanje svih konta bez parcijalnog prijenosa.

Napominjemo da je u novoj poslovnoj godini moguće pregledavati stanje kartice partnera (kupca ili dobavljača) i bez izvršenog prijenosa početnog stanja koristeći opciju Podaci iz svih godina. Međutim, u tom slučaju nije moguće povezivati otvorene stavke iz prethodne godine; povezivanje je moguće samo za stavke iz tekuće godine.

Na korisniku je da odabere pristup koji mu odgovara, no naša preporuka je provedba parcijalnog prijenosa.

Kontrole i postupci prije prijenosa početnih stanja

Za osiguranje ispravnog prijenosa početnih stanja potrebno je zadovoljiti određene preduvjete:

• Provjera i eventualni ispravak salda.

• Obvezno provođenje obračuna tečajnih razlika prije prijenosa otvorenih stavaka inozemnih partnera.

Preskakanje koraka kontrole salda i obračuna tečajnih razlika može uzrokovati neslaganja između početnih i završnih stanja između godina.

Kontrola salda

Prije prijenosa otvorenih stavki, bilo da se radi o prijenosu samo analitičkih konta ili svih konta, potrebno je usporediti saldo otvorenih stavki s ukupnim saldom na kontima. Ova kontrola provodi se putem opcije Financijsko > Lista otvorenih stavki – sumarno.

Koraci za provedbu kontrole:

1. U polju Konto odaberite jedan ili više konta za koje želite izvršiti kontrolu (analitička konta).

Svakako izvršite provjeru za sva analitička konta!

2. Na formi postavite stupce Saldo kartice i Salda razlika (ako već nisu postavljeni).

3. Aktivirajte opciju Kontrola salda.

4. Nakon prikaza podataka, provjerite postoji li vrijednost u stupcu Salda razlika za bilo kojeg partnera. Razlika može nastati, primjerice, ako su automatski povezane stavke s negativnim iznosima.

5. Ako je vrijednost u stupcu Salda razlika 0,00, saldo otvorenih stavki je usklađen sa saldom na kartici, te se prijenos može izvršiti.

6. Ako postoje razlike u stupcu Salda razlika, potrebno je ispraviti stanje na financijskoj kartici partnera:

   1. Pregledajte stanje zatvaranja stavki putem opcije Financijsko > Financijska kartica > Alati > Pregled zatvaranja (F9). U stupcu Iznos zatvoreno prikazan je zatvoreni iznos.

   2. Obrišite povezivanje spornih otvorenih stavki i ponovno ih povežite koristeći opciju Financijska kartica > Alati, gdje možete birati između brisanja pojedinačne stavke, svih stavki, svih selektiranih stavki ili svih stavki na kartici.

7. Nakon izvršenih korekcija, obavezno ponovite kontrolu salda kako biste osigurali točnost.

Obračun tečajnih razlika

Tečaj na 31.12.

Za knjiženje tečajnih razlika na datum 31.12., potrebno je provjeriti postoje li upisani tečajevi za sve strane valute u kojima postoje otvorene stavke, te ih upisati ako nisu evidentirani. Provjera i upis tečajeva provodi se putem opcije Matični podaci > Proizvodi ostalo > Tečajna lista.

Koraci za provedbu kontrole:

1. Provjerite postoji u lijevom dijelu pregleda datum 31.12. za godinu iz koje vršite prijenos početnog stanja.

2. Ukoliko postoji: provjerite postoje li u desnom dijelu pregleda tečajevi za sve valute koje se koriste i jesu li tečajevi ispravni (potreban je samo srednji tečaj). Po potrebi dodajte ili ispravite tečajeve.

3. Ukoliko ne postoji: kreirajte tečajnu listu odabirom opcije Izbornik > Nova tečajna lista.

   1. Unesite datum 31.12. godine za koju se vrši prijenos početnog stanja.

   2. U desnom dijelu pregleda automatski će se pojaviti sve strane valute koje se koriste, s tečajem prethodne tečajne liste. Upišite se ispravan srednji tečaj na dan 31.12.

Obračun tečajnih razlika

Zbog zakonske obveze svođenja potraživanja i obveza u stranim valutama na srednji tečaj središnje banke na dan bilance, prije prijenosa početnog stanja obavezno je provesti obračun tečajnih razlika za zatvorene i otvorene stavke.

Prilikom prijenosa početnih stanja otvorenih stavki u stranim valutama, vrijednost u domaćoj valuti prenosi se prema tečaju na 31.12. Ako tečajne razlike nisu prethodno obračunate, može doći do razlika između završne i početne bilance za te stavke.

Obračun tečajnih razlika provodi se putem opcije Financijsko > Tečajne razlike.

Najprije se provodi obračun za zatvorene stavke. Potrebno je zadati sljedeće uvjete:

Nakon zadavanja uvjeta i prikaza podataka (osvježi podatke), selektirajte stavke za snimanje i snimite obračun (Izbornik > Snimi ili F10). Time se automatski kreiraju temeljnice s knjiženjima tečajnih razlika.

Obračun tečajnih razlika za otvorene stavke: Nakon što se obračunaju tečajne razlike za zatvorene stavke, potrebno je provesti obračun za otvorene stavke. Procedura je identična, osim što se u uvjetu Obračun za odabiru Otvorene stavke.

Kontrola obračuna tečajnih razlika

Obračun je uspješno proveden ako su saldo u domaćoj valuti i devizni saldo pomnožen s tečajem na 31.12., jednaki.

Prijenos početnog stanja analitičkih konta

Prijenos početnog stanja provodi se putem opcije Financijsko > Godišnja knjiženja > Prijenos početnog stanja. Prilikom odabira opcije za prijenos početnog stanja, popunjavaju se sljedeći uvjeti, ovisno o željenom načinu prijenosa:

Ovisno o odabranim uvjetima, prijenos početnog stanja omogućuje selekciju konta ili vrste konta za prijenos (analitička ili neanalitička konta).

Prema tome, postoje dva načina prijenosa:

• Prema odabranim kontima.

• Prema uvjetu analitike: konta s analitikom ili konta bez analitike.

Problem kod prijenosa svih analitičkih konta je što, osim konta kupaca i dobavljača, mnoga druga konta (npr. potraživanja za naplatu putem kartica, zalihe robe u komisiji, određena konta troškova i prihoda) također mogu biti označena kao analitička. Ako je cilj prenijeti samo konta kupaca i dobavljača, potrebno je pažljivo odabrati željena konta.

Ponovni prijenos kupaca i dobavljača

Ako je prijenos kupaca, dobavljača ili drugih analitičkih konta već izvršen, a naknadno su unesene izmjene u prethodnoj godini, prijenos je moguće ponoviti jer će Luceed prepisati postojeće početno stanje koje je ranije prenijeto.

Način ponovnog prijenosa ovisi o potrebama. Možete odabrati prijenos samo za specifične partnere ili sve partnere, prijenos se može ograničiti na određeni konto ili više njih.

Prilikom ponovnog prijenosa, potrebno je odabrati odgovarajuće uvjete.

U slučaju ponavljanja prijenosa analitičkih konta Luceed će provjeriti je li došlo do izmjene na stavci koja se prenosi. Ukoliko se stavka ne mijenja, povezivanje otvorenih stavki koje je izvršeno u novoj poslovnoj godini će i dalje ostati postojati. No ukoliko se stavka ponovljenim prijenosom mijenja, povezivanje otvorenih stavki u novoj poslovnoj godini biti će obrisano!

Zatvaranje klasa troškova i prihoda (4 i 7)

Nakon što su sva knjiženja dovršena i temeljnice zatvorene, a prije prijenosa početnog stanja za ostatak bilance, potrebno je provesti zatvaranje klasa troškova (klasa 4) i prihoda (klasa 7).

Koraci za zatvaranje klasa 4 i 7:

1. Idite na Financijsko > Godišnja knjiženja > Zatvaranje klase 4 i 7.

2. Postavite parametre:

   • Temeljnica: Odaberite temeljnicu TEM ili drugu temeljenu za opća knjiženja.

   • Datum: Unesite datum 31.12. godine za koju provodite akciju.

   • Opis knjiženja: Unesite opis po želji.

   Nakon odabira parametara, kliknite Snimi (F10) i temeljnica zatvaranja klasi 4 i 7 pojavit će se na otvorenom dnevniku. Temeljnica će sadržavati samo zatvaranje navedenih klasa.

3. Obrada temeljnice: Nakon što temeljnica bude kreirana, potrebno je pokrenuti izmjenu temeljnice i unijeti potrebna završna knjiženja. Kada su knjiženja dovršena, temeljnu knjiženje treba zatvoriti putem opcije Zatvaranje dnevnika.

Prijenos ostatka bilance

Nakon što su zatvorene klase 4 i 7 te sve temeljnice, ako smo prethodno koristili opciju knjiženja samo konta s analitikom, potrebno je prenijeti početna stanja preostalih konta koja ranije nisu prenesena.

Koraci za prijenos ostatka bilance:

1. Idite na Financijsko > Godišnja knjiženja > Prijenos početnog stanja.

2. Postavljanje uvjeta: Nakon odabira opcije, potrebno je postaviti uvjete ovisno o načinu prijenosa:

   • Ako je prethodni prijenos proveden za određena konta, sada treba odabrati sva konta koja nisu ranije prenesena. To se postiže tako da u kontnom planu (na odabiru uvjeta Konto) najprije označite sva konta, a potom odznačite ona koja su već prenesena.

   • Ako je prethodni prijenos proveden za sva konta s analitikom, sada treba prenijeti konta bez analitike. Za to odaberite samo Konta bez analitike pod uvjetom Analitike. Ne odabiru se uvjeti Konta i Partner.

3. Odabir temeljnice otpisa: Odaberite temeljnicu otpisa prema uvjetima koji odgovaraju načinu prijenosa.

Ako ste iz bilo kojeg razloga temeljnicu početnog stanja prebacili u zatvoreni dnevnik prije nego što su svi podaci preneseni (što nije preporučeno), morate unijeti broj dnevnika u polje Dnevnik prije prijenosa kako bi se podaci spojili u istu temeljnicu.

Konta koja se automatski knjiže na mjesta ili nositelje troška, a nemaju odgovarajuću oznaku u kontnom planu, prenijet će se sumarno (u saldu). Ako to nije željeni rezultat, obrišite prenesene podatke, označite analitiku mjesta/nositelja troška u kontnom planu i ponovite prijenos.

Završne kontrole prijenosa

Ako je prijenos početnog stanja proveden ispravno, temeljnica početnog stanja u novoj godini trebala bi biti u ravnoteži, bez salda, i biti identična završnoj bilanci prethodne godine. Za uspješno završavanje ovog koraka, potrebno je obaviti nekoliko završnih kontrola kako bi se osigurao ispravan prijenos.

1. Usporedba s početnim stanjem:

   • U situacijama kada na 1.1. postoje dodatna knjiženja (npr. banke kao što je Zagrebačka banka kreiraju bankovne izvode na 1.1.), potrebno je paziti da se uspoređuju samo podaci koji se odnose na početno stanje. To znači da je potrebno usporediti stupac Početno stanje u bilanci nove godine sa završnim stanjem iz prošle godine.

2. Identifikacija razlika:

   • Ako se utvrde razlike na nekoj klasi (npr. na kontima koja su prebačena s analitikom), važno je ustanoviti na kojem kontu je nastala razlika.

3. Rješenja za velike odstupanja:

   • Ako se utvrde velika odstupanja, koja mogu nastati zbog rada u dvije godine paralelno ili zbog neispravnog prijenosa, preporučuje se sljedeći postupak:

     • Odvezati sve stavke povezane s početnim stanjem u novoj godini.

     • Obrisati početno stanje i ponoviti prijenos, no ovaj put bez dodavanja dodatnih uvjeta ili specifičnih selekcija.

     • Ovaj postupak omogućuje ponovni prijenos svih potrebnih podataka na ispravan način, bez bilo kakvih naknadnih utjecaja na knjiženja iz drugih godina.

Prijenos početnog stanja kompletne bilance odjednom

Ukoliko se odlučite za prijenos kompletne bilance odjednom, umjesto parcijalnog prijenosa (kako je ranije objašnjeno), svi dosad navedeni postupci i kontrole ostaju na snazi. Međutim, kod prijenosa početnog stanja za cijelu bilancu, ne odabiru se nikakvi uvjeti vezani za konta, partnere i analitiku.

Prilikom ovog prijenosa, korisnik ne mora selektirati posebne uvjete u vezi s kontima ili partnerima, jer se bilanca prenosi u cijelosti.