Nalozi predrezervacije

U ovom članku saznat ćete kako funkcioniraju nalozi predrezervacije u Luceed ERP-u, čemu služe i kako ih koristiti u svakodnevnom radu. Objasnit ćemo:

Koje prednosti nalozi predrezervacije donose u radu.
Kako možete kreirati, pratiti i upravljati unaprijed rezerviranim količinama robe.

Potreba za nalozima predrezervacije i prednosti njihovog korištenja

U suvremenom trgovačkom poslovanju, osobito u radu s trgovačkim lancima i velikim kupcima, često postoji potreba za unaprijed dogovorenom rezervacijom određene količine artikala. Ta količina služi za osiguranje raspoloživosti robe tijekom predviđenih promotivnih akcija, sezonske prodaje ili ispunjenja ugovorenih kvota isporuke.

Međutim, narudžbe kupca pristižu sukcesivno, preko različitih prodajnih kanala poput EDI-ja, mobilnih aplikacija i telefonskih narudžbi, pa se i isporuke odvijaju sukcesivno.

Bez odgovarajuće tehničke podrške, korisnici (prodavatelji) često koriste improvizirana rješenja poput manualnog praćenja rezervacija ili prebacivanja robe na virtualna skladišta, što uzrokuje operativne poteškoće, pogreške i gubitak vremena.

Luceed ERP omogućuje korisnicima da putem naloga predrezervacije:

Unaprijed rezerviraju količine artikala za pojedine kupce i time osiguraju raspoloživost zalihe za buduće narudžbe.
Prate iskorištene i preostale količine artikala na predrezervaciji u stvarnom vremenu.

Ova opcija je posebno korisna za osiguranje optimalne raspodjele robe, povećanje zadovoljstva kupaca te smanjenje troškova povezanih s nepravilnim upravljanjem zalihama ili neispunjavanjem ugovorenih obveza za isporuku.

Kako Luceed nalozi predrezervacije rješavaju opisanu potrebu?

Cijeli proces upravljanja nalozima predrezervacije može se jednostavno opisati kroz nekoliko ključnih koraka što ukazuje na njegovu transparentnost i lakoću korištenja:

Kreiranje naloga predrezervacije: Korisnik kreira nalog predrezervacije s artiklima za koje želi unaprijed osigurati raspoloživost zaliha za određenog kupca (ili njegovu poslovnicu). Kada se nalog predrezervacije postavi u status rezervacije, količine se rezerviraju na skladištu predviđenom za isporuku. Ovim korakom osigurava se zaliha za kupca prije nego što postoji konkretna narudžba (nalog prodaje) prema kojoj će se u konačnici izvršiti isporuka kupcu.
Naručivanje robe od strane kupca: Kupac sukcesivno naručuje robu, za svaku narudžbu kreira se nalog prodaje.
Povezivanje naloga prodaje i naloga predrezervacije: Kada se nalog prodaje postavi u status rezervacije, Luceed automatski povezuje količine iz naloga prodaje s količinama na odgovarajućim (aktivnim) nalozima predrezervacije. Automatskim povezivanjem naloga prodaje s nalogom predrezervacije umanjuje se raspoloživa količina na nalogu predrezervacije u stvarnom vremenu što osigurava točnost u praćenju iskorištenih i preostalih količina rezervacije. Drugim riječima, nalog prodaje preuzima rezerviranje robe od naloga predrezervacije.

Ovim koracima osigurana je raspoloživost zalihe za ranije preuzetu obvezu isporuke određenih količina.

Kao i obično, pri razvoju ove funkcionalnosti vodili smo računa o fleksibilnosti opcije. Jedan nalog predrezervacije može sadržavati veliki broj artikala, može postojati više naloga predrezervacije za istog kupca ili njegovu podružnicu istovremeno, a sustav dosljedno ažurira sve podatke - povezane količine se automatski prilagođavaju pri izmjenama dokumenata, brisanju stavki, storniranju dokumenta, …

Preduvjeti za korištenje

Nalozi predrezervacije dio su dodatnih opcija Luceed ERP-a te je za njihovo korištenje potrebno ugovoriti dodatnu opciju na licenci korisnika.

Set podataka potreban za korištenje opcije (veleprodajni dokument i osnovni set statusa dokumenta) automatski će se kreirati u Luceed ERP-u nakon aktiviranja opcije (prilikom pokretanja).

Za predviđeno funkcioniranje procesa potrebno je koristiti sljedeće vrijednosti za navedene generalne postavke:

Redoslijed rezervacije: Rezervacija od
SCC - Rezervacija blokira isporuku: Da

Kako koristiti naloge predrezervacije?

Za upravljanje predrezervacijama u Luceed ERP-u koristi se veleprodajni dokument Nalog predrezervacije. Nakon kreiranja, nalozi predrezervacije pregledavaju se i obrađuju kroz Sales Control Center (SCC).

Akcije kreiranja i obrade Naloga predrezervacije u potpunosti su identične akcijama kreiranja i obrade Naloga prodaje. Stoga ne zahtijevaju detaljne upute korisnicima, što olakšava njihovo korištenje, budući da su korisnici već upoznati s kreiranjem i obradom Naloga prodaje kao centralnog dokumenta u Luceed prodajnim procesima.

S obzirom na to, navest ćemo samo osnovne informacije o korištenju:

Unos
Putem opcije Nalozi prodaje > Unos naloga predrezervacije.
Pregled i obrada
Putem opcije Veleprodaja > Nalozi prodaje > Sales Control Center, odabirom dokumenta Nalog predrezervacije u uvjetu Vp. dokument. Obrada podrazumijeva akcije izmjene i promjene statusa.
Šifrarnik statusa
Matični podaci > Ostalo > Statusi predrezervacije.
Analiza naloga predrezervacije
Veleprodaja > Nalozi prodaje > Analiza naloga predrezervacije.

Dio s kojim se korisnici svakako trebaju dodatno upoznati su pravila koja se primjenjuju kod povezivanja stavki naloga predrezervacije i naloga prodaje koja donosimo u nastavku.

Pravila povezivanja naloga prodaje i naloga predrezervacije

Sva povezivanja i ažuriranja u opisanom procesu odvijaju se automatski, prateći korake i akcije uobičajenog tijeka prodajnog procesa, bez potrebe za dodatnim manualnim akcijama korisnika.

U opisima pravila povezivanja koja slijede, za naloge predrezervacije koji se nalaze u statusu koji rezervira zalihu i čiji je period rezervacije važeći (trenutni datum je unutar perioda datuma Rezervacija od i Rezervacija do), koristit ćemo termin aktivan radi jednostavnosti.

Pod terminom status rezervacije misli se na bilo koji status koji ima karakteristiku rezervacije u samoj definiciji statusa. Dakle, ne radi se o nazivu statusa već o njegovoj karakteristici.

Promjene statusa naloga prodaje u status rezervacije:
Sustav automatski provjerava postoji li raspoloživa količina na aktivnim nalozima predrezervacije:
- Ako raspoloživa količina postoji, sustav povezuje stavke naloga prodaje i naloga predrezervacije čime umanjuje raspoloživu rezervaciju na nalogu predrezervacije.
- Ako za jednu stavku naloga prodaje postoji više aktivnih naloga predrezervacije, sustav stavku naloga prodaje povezuje sa stavkama naloga predrezervacije redoslijedom, počevši od najstarije prema najnovijoj predrezervaciji (prema podatku Rezervacija od), sve do raspoložive količine.

Primjer

Kreirana su dva naloga predrezervacije za kupca A, prvi je u status rezervacije postavljen 3. siječnja, drugi 10. siječnja. Na oba naloga predrezervacije jedan od artikala je artikl XY u količinama od po 50 komada. Oba naloga imaju trajanje rezervacije do 31.12, dakle, oba su aktivna.
Prodavatelj 20. veljače zaprima narudžbu od kupca A. Narudžba sadrži i artikl XY u količini od 70 komada.
Kreiran je nalog prodaje za kupca A prema dostavljenoj narudžbi i nalog prodaje postavljen je u status rezervacije.

Rezultati automatskog povezivanja izgledat će ovako:

Prvi nalog predrezervacije, od 3. siječnja: povezano 50 komada, raspoloživo 0 komada
Drugi nalog predrezervacije, od 10. siječnja: povezano 20 komada, raspoloživo 30 komada

Uočite da je sustav sustav povezivanje proveo redoslijedom od najstarije prema najnovijoj predrezervaciji (prema podatku Rezervacija od).

Prodavatelj 25. ožujka zaprima narudžbu od kupca A. Narudžba sadrži i artikl XY u količini od 40 komada.
Kreiran je nalog prodaje za kupca A prema dostavljenoj narudžbi i nalog prodaje postavljen je u status rezervacije.

Rezultati automatskog povezivanja izgledat će ovako:

Drugi nalog predrezervacije, od 10. siječnja: povezano 50 komada, raspoloživo 0 komada

Uočite da je prije posljednje narudžbe za 40 komada raspoloživa količina po predrezervacijama bila 30 komada. Sustav je povezao stavke naloga prodaje s raspoloživim stavkama po nalozima predrezervacije od 10. siječnja. Preostalih 10 komada neće biti povezano. To je količina koja premašuje raspoložive predrezervacije, odnosno količina koja nije unutar ugovorene kvote.

Ako stavka naloga prodaje premašuje raspoloživu količinu na nalozima predrezervacije, povezuje se samo raspoloživa količina.

Promjene statusa naloga prodaje u storno status: Sustav briše povezivanje stavki naloga prodaje i naloga predrezervacije čime količine iz storniranog naloga prodaje ponovno postaju raspoložive na nalogu predrezervacije.
Promjene statusa naloga predrezervacije u storno status: Sustav briše povezivanje stavki naloga predrezervacije i naloga prodaje čime nalozi prodaje više nemaju osigurane količine po predrezervaciji.

Kod promjene statusa naloga predrezervacije u status rezervacije, sustav NEĆE automatski povezati stavke naloga predrezervacije s postojećim nalozima prodaje! Ukoliko se provodi ispravan slijed kreiranja dokumenata, za time neće biti niti potrebe.

No ukoliko se javi takva situacija u kojoj je nalog predrezervacije kreiran kasnije od kreiranja naloga prodaje, a želi se izvršiti povezivanje, dovoljno je na postojećem nalogu prodaje izvršiti promjenu statusa u status rezervacije i stavke će se povezati.

Dodavanja stavke u nalog prodaje: Ako se nalog nalazi u statusu rezervacije, sustav povezuje stavke naloga prodaje i aktivnog naloga predrezervacije.
Promjena količine na stavci naloga prodaje: Ako je stavka naloga prodaje povezana sa stavkama naloga predrezervacije sustav ažurira povezanu količinu, ali najviše do raspoložive količine na stavkama naloga predrezervacije.
Brisanje stavke iz naloga prodaje: Ako je stavka naloga prodaje povezana sa stavkama naloga predrezervacije sustav briše povezivanje čime obrisana količina ponovno postaje raspoloživa na nalogu predrezervacije.
Promjene količine na stavci naloga predrezervacije: Sustav promjenu na manje dozvoljava isključivo do količine koja je povezana s nalozima prodaje.
Brisanja stavke iz naloga predrezervacije: Ako stavka nije povezana s nalozima prodaje, sustav će dopustiti brisanje. Ako stavka naloga predrezervacije ima povezivanje na stavke naloga prodaje, sustav neće dozvoliti brisanje.

Ako se želi poništi povezanu količinu potrebno je nalog prodaje prebaci u storno status ili obrisati stavku iz naloga prodaje.

Ova pravila osiguravaju da sustav automatski prati i ažurira sve relevantne podatke u stvarnom vremenu, čime se omogućuje ispravno upravljanje zalihama i minimiziranje operativnih pogrešaka.

Povezivanje prema kupcu i korisniku: Nalog predrezervacije može biti kreiran za kupca ili korisnika (poslovnicu kupca).
- Ako je nalog predrezervacije kreiran za kupca, sustav povezuje stavke naloga prodaje i naloga predrezervacije i onda kada je nalog prodaje kreiran za korisnika (poslovnicu kupca).
- Kreiranjem naloga predrezervacije za korisnika sustav će zalihu rezervirati isključivo za tog korisnika, tj. poslovnicu kupca.

Ovakva funkcionalnost omogućuje da se nalog predrezervacije kreira zbirno za sve poslovnice kupca, a da nalozi prodaje (koji se uvijek kreiraju za korisnika) preuzimaju raspoloživu količinu iz njega, kao i da se nalogom predrezervacije zaliha rezervira za točno određenu poslovnicu kupca.

Ograničenje izmjene korisnika/kupca na nalozima

Ako nalog prodaje koristi količine rezervirane iz naloga predrezervacije, promjena kupca ili korisnika nije dozvoljena.
Ako nalog predrezervacije ima povezane naloge prodaje (koji koriste stavke iz predrezervacije), promjena kupca ili korisnika nije dozvoljena.

Pregled vezanih dokumenata

Na kartici Vezani dokumenti u pregledu veleprodajnih dokumenata prikazat će se i veze između naloga prodaje i naloga predrezervacije:

Na nalozima prodaje: Prikazat će se povezani nalozi predrezervacije.
Na nalozima predrezervacije: Prikazat će se povezani nalozi prodaje.

Analiza naloga predrezervacije

Analiza naloga predrezervacije daje uvidu u preostale količine po nalozima predrezervacije te omogućava pregled svih predrezervacija i njihovih pripadajućih raspoloživih količina, grupiranih po nalozima i artiklima. Analiza je dostupna u meniju Veleprodaja > Nalozi prodaje.

Dodatne funkcionalnosti na analizi

Pregled ispisa naloga
- Dvostruki klik na stavku u gornjoj tablici otvara pregled ispisa naloga predrezervacije.
- Dvostruki klik na stavku u donjoj tablici otvara pregled ispisa naloga prodaje.
Pregled dokumenta u SCC-u
- Dvostruki klik uz [Ctrl] na stavku u gornjoj tablici otvara naloga predrezervacije u SCC-u.
- Dvostruki klik uz [Ctrl] na stavku u donjoj tablici otvara naloga prodaje u SCC-u.

Statusi naloga predrezervacije i njihov tijek

Osnovni set statusa dokumenta Nalog predrezervacije automatski će se kreirati u Luceed ERP-u nakon aktiviranja opcije (prilikom pokretanja Luceeda).

U nastavku su navedeni statusi, njihov opis i karakteristike, te grafički prikaz dozvoljenog tijeka statusa.

^{Naziv statusa}	^{Izmjena dokumenta}	^{Rezervacija proizvoda}	^Storno	^{Prioritetna rezervacija}	^Otvoren
^Novi
^Novi	^{Ovaj status automatski se postavlja nakon unosa dokumenta. Dokument je još uvijek u pripremi i ne utječe na rezervaciju zaliha.}
^Odobren
^Odobren	^{Ovaj status se ručno postavlja kako bi korisnik potvrdio valjanost dokumenta, na osnovu kojeg se rezerviraju količine. Nalog postaje aktivan za povezivanje s nalozima prodaje.}
^Korekcija
^Korekcija	^{Korisnik ručno postavlja status kako bi omogućio izmjene nakon što je dokument bio odobren. Količine ostaju rezervirane za povezane naloge prodaje, dok se novi ne povezuju.}^Preporuka^{: Ograničiti pristup ovom statusu samo ovlaštenim korisnicima.}
^Storno
^Storno	^{Ovaj status se ručno postavlja kada se dokument želi poništiti.}

Pitanja i odgovori

Snima li se isporuka iz naloga predrezervacije?

Ne. Nalog predrezervacije služi isključivo za rezervaciju robe prije pristizanja narudžbe kupca za konkretnu isporuku, odnosno prije kreiranja naloga prodaje. Isporuka se snima isključivo iz naloga prodaje.

Nalog prodaje više nije u statusu rezervacije, ali i dalje zadržava količine iz predrezervacije.

To je očekivano ponašanje. Nalog prodaje koji je jednom postavljen u status s karakteristikom rezervacije koristi količine s naloga predrezervacije u svom cijelom životnom ciklusu. Ako se želi poništiti povezivanje, odnosno da konkretan nalog više ne koristi količine iz naloga predrezervacije potrebno je nalog prodaje staviti u statusa s karakteristikom storniranja.